İçindekiler
ISO 14001 Organizasyon Şeması, kuruluşun çevre yönetim sistemi kapsamındaki hiyerarşik yapısını, raporlama hatlarını ve görev tanımlarıyla eşleşen sorumluluk dağılımını görsel olarak ortaya koyan dokümandır. Aşağıda örnek bir Organizasyon Şeması’nı ve denetimde nelere dikkat edildiğini bulabilirsiniz.
Organizasyon Şemasının Amacı
Bu şema, Liderlik Prosedürü kapsamında Genel Müdürden bölüm sorumlularına kadar kuruluşun raporlama hattının açık şekilde tanımlanmasını sağlar. Şemanın var olması tek başına yeterli değildir; şemadaki her kutunun kuruluşta gerçekten var olan bir pozisyona ve bu pozisyona ait bir görev tanımına karşılık gelmesi beklenir.
Organizasyon Şemasının Diğer ÇYS Dokümanlarıyla Tutarlılığı
Denetimlerde en sık karşılaşılan tutarsızlık, organizasyon şemasındaki bir pozisyonun (örneğin “Çevre Uzmanı”) görev tanımları listesinde karşılığının bulunmaması, ya da tam tersi, görev tanımı hazırlanmış bir pozisyonun şemada hiç yer almamasıdır. Bu nedenle şema hazırlanırken kuruluştaki tüm görev tanımı dokümanlarıyla çapraz kontrol yapılması önerilir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Şemanın güncel personel durumunu yansıtıp yansıtmadığı (ayrılan/yeni başlayan personelin şemaya işlenip işlenmediği)
- Çevre Temsilcisinin şemada raporlama hattı içinde net bir yere sahip olup olmadığı
- Şemadaki pozisyonların ilgili görev tanımlarıyla birebir eşleşip eşleşmediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, şemanın belgelendirme öncesi bir kez hazırlanıp yıllarca güncellenmemesidir. İkinci yaygın hata, küçük işletmelerde bir kişinin birden fazla rolü üstlendiği durumlarda (örneğin muhasebe sorumlusunun aynı zamanda çevre temsilcisi olması) bu çoklu rolün şemada net gösterilmemesidir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu şema; Çevre Temsilcisi Atama Yazısı, Genel Müdür Görev Tanımı ve diğer tüm görev tanımı dokümanlarıyla doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Organizasyon şeması ile görev tanımları aynı dokümanda mı olmalıdır?
Hayır, ayrı dokümanlar olarak tutulur; şema genel yapıyı, görev tanımları ise her pozisyonun detaylı sorumluluklarını tanımlar.
Çok küçük bir işletmede organizasyon şeması nasıl olmalıdır?
Az sayıda kutu içerse de mevcut olmalıdır; tek kişinin birden fazla rolü üstlendiği durumlar şemada açıkça belirtilmelidir.
Şema ne sıklıkla güncellenmelidir?
Personel veya organizasyonel bir değişiklik olduğunda derhal, değişiklik olmasa bile yılda bir kez YGG kapsamında gözden geçirilmelidir.
Dış kaynaklı (outsource) hizmetler şemada gösterilir mi?
Çevre yönetim sistemine doğrudan etkisi olan dış kaynaklı hizmetler (örneğin dışarıdan alınan atık bertaraf hizmeti) genellikle bir not veya ayrı bir kutu ile şemada belirtilir.
Şemayı kim onaylar?
Genel Müdür veya eşdeğer üst yönetim pozisyonu tarafından onaylanır.