İçindekiler
ISO 14001 Risk ve Fırsat Ekibi Görev Tanımı, bölüm bazında dokümantasyon hazırlığından yıllık risk-fırsat analizlerine kadar ekip üyelerinin görev, yetki ve yetkinliklerini tanımlayan belgedir. Aşağıda örnek bir görev tanımını ve bu ekibin ÇYS’deki merkezi rolünü bulabilirsiniz.
Görev Tanımının Kapsamı
Risk ve Fırsat Ekibi üyeleri, genellikle Genel Müdür ve Operasyon Liderine bağlı çalışır ve Çevre Yönetim Lideri gözetiminde kendi bölümlerinde ÇYS dokümanlarını hazırlar. Bir uygunsuzluk tespit edildiğinde Düzeltici İyileştirici Faaliyet (DİF) başlatarak ekip liderine bilgi vermek, ayda bir kez ÇYS işleyişi hakkında rapor sunmak ve yılda en az bir kez Risk ve Fırsat Analizlerini gerçekleştirerek İzleme ve Aksiyon Planlarını güncellemek başlıca sorumluluklardır. Çevre Hedeflerinin belirlenmesi ve SWOT analizlerinin oluşturulması/güncellenmesi de bu ekibin görevleri arasındadır.
Neden Bir “Ekip” Yapısı Tercih Edilir
Risk ve fırsat değerlendirmesi, tek bir kişinin tüm bölümleri aynı derinlikte kavraması güç olan bir faaliyettir. Bu nedenle standardın ruhu, her bölümden bir temsilcinin kendi alanındaki riskleri en iyi kendisinin tespit edebileceği varsayımına dayanır. Ekip yapısı, hem sahiplenmeyi artırır hem de tek bir kişiye bağımlılığı azaltır.
Yetki ve Yetkinlikler
Ekip üyeleri Genel Müdürün verdiği yetki çerçevesinde çalışır. Aranan yetkinlikler arasında ISO 14001:2015 ÇYS Temel ve Geçiş Eğitimi almış olmak, liderlik yeteneklerine sahip olmak (yoksa eğitim talebinde bulunmak), tercihen İç Tetkikçi sertifikasına sahip olmak ve en az lisans mezuniyeti sayılabilir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Ekip üyelerinin kendi bölümlerindeki riskleri gerçekten tanımlayıp tanımlayamadığı (saha görüşmesiyle test edilir)
- Aylık raporlamanın düzenli yapılıp yapılmadığı
- Yıllık risk-fırsat analizinin bir önceki yıla göre gerçek bir değişim/güncelleme içerip içermediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, ekip üyelerinin sadece isim olarak atanıp fiilen eğitim almamasıdır. Bir diğer yaygın sorun, aylık raporlamanın “yapıldı” kutucuğunu işaretlemekten öteye geçmeyen, içerik olarak boş bir formaliteye dönüşmesidir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu görev tanımı; Risk Fırsat Analiz Prosedürü, SWOT Analiz Formu ve Risk Fırsat Analiz Ekibi Listesi ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Risk ve Fırsat Ekibi kaç kişiden oluşmalıdır?
Sabit bir sayı yoktur; kuruluşun bölüm sayısına göre değişir, her ana bölümden en az bir temsilci bulunması önerilir.
Ekip üyeleri aynı zamanda İç Tetkikçi olabilir mi?
Evet, aksine bu tercih edilen bir durumdur; ancak kişinin kendi bölümünü tetkik etmemesi (tarafsızlık ilkesi) gözetilmelidir.
Ekip toplantıları ne sıklıkla yapılmalıdır?
Aylık raporlama şartı varsa en az ayda bir, yıllık analiz için ise yılda en az bir kez daha kapsamlı bir toplantı önerilir.
Küçük işletmelerde bu ekip nasıl oluşturulur?
Az sayıda personelle çalışan işletmelerde tek bir kişi (örneğin Çevre Temsilcisi) bu ekibin işlevini üstlenebilir.
Ekip üyesi değiştiğinde ne yapılmalıdır?
Yeni üyeye gerekli eğitim verilmeli ve görev tanımı/ekip listesi güncellenmelidir.