İçindekiler
ISO 14001 Satın Alma Akış Şeması, firma içi veya müşteri kaynaklı satın alma talebinden malzemenin ilgili yere sevkine kadar tüm adımları görsel olarak özetleyen şemadır. Aşağıda örnek bir şema yapısını bulabilirsiniz.
Şemanın Amacı
Bu şema, satın alma talebinin onayından pazar araştırması, teklif alma ve değerlendirme, tedarikçi seçimi, sipariş, girdi kontrolü ve malzeme sevkine kadar tüm karar noktalarını akış diyagramı olarak gösterir. Prosedür metni bu adımları anlatırken, şema aynı süreci tek bakışta görülebilir hale getirir — özellikle yeni bir satın alma personelinin süreci hızlıca kavramasını kolaylaştırır.
Şemada Yer Alan Adımlar
- Firma içi veya müşteriden satın alma talebinin gelmesi, talep onayı
- Pazar araştırması, tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi
- Onaylı tedarikçi kontrolü, gerekiyorsa tedarikçi değerlendirme prosesi
- Sipariş formunun doldurulması ve teyidi
- Girdi kontrolü, ürün uygunluğu, gerekirse tedarikçiye iade
- Malzemenin ilgili yere sevki ve kayıtların stok takip kartlarına işlenmesi
“Gerekirse tedarikçiye iade” adımının şemada ayrı bir karar noktası olarak yer alması önemlidir: girdi kontrolünde uygunsuzluk tespit edilen bir malzemenin otomatik olarak kabul edilmediğini, iade sürecinin de tanımlı olduğunu gösterir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Şemadaki adımların Satın Alma Prosedürü ve ilgili formlarla (Talep Formu, Sipariş Formu) tutarlı olup olmadığı
- Girdi kontrolünde uygunsuzluk tespit edilen malzemelerin fiilen iade sürecinden geçip geçmediği
- Stok takip kartlarının güncel tutulup tutulmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, şemanın prosedür güncellendiğinde revize edilmeyip eski haliyle kalmasıdır. Bir diğer sorun, girdi kontrolü adımının sahada atlanıp malzemenin doğrudan depoya veya üretime sevk edilmesidir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu şema; Satın Alma Prosedürü, Satın Alma Talep Formu ve Tedarikçi Değerlendirme Akış Şeması ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Müşteri kaynaklı talep ile firma içi talep aynı akıştan mı geçer?
Evet, kaynağı ne olursa olsun talep aynı onay ve değerlendirme sürecinden geçer.
Girdi kontrolü kim tarafından yapılır?
Genellikle malzemeyi teslim alan bölümün sorumlusu veya kalite/çevre kontrolünden sorumlu personel yapar.
Tedarikçiye iade edilen bir malzeme için ayrı bir kayıt tutulur mu?
Evet, iade nedeniyle birlikte kayıt altına alınması, tedarikçi performans değerlendirmesine de girdi sağlar.
Şema her satın alma türü için mi geçerlidir?
Evet, hem periyodik hem tek seferlik satın almalar için genel akış aynıdır; detaylar plana göre değişir.
Stok takip kartları neden şemanın son adımıdır?
Çünkü malzeme fiilen sevk edilip kullanılabilir hale gelmeden önce son kontrol noktası budur; süreç burada tam olarak kapanır.