İçindekiler
ISO 14001 Çevre El Kitabı, firmanın çevre politikasını, organizasyonunu ve TS EN ISO 14001:2015 standardı kapsamındaki tüm uygulamaları anlatan, prosedürlere atıf yapan en genel ÇYS dokümanıdır. Aşağıda örnek bir el kitabı yapısını ve dağıtım kontrolünün nasıl işlediğini bulabilirsiniz.
El Kitabının Amacı ve Dağıtım Kontrolü
Çevre El Kitabı, Çevre Yönetim Sistemi’nin en üst düzey dokümanı olarak Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır; kontrollü kopyalara mavi “KONTROLLÜ KOPYA” ıslak kaşesi vurulur ve tüm revizyonlar dağıtım listesindeki sahiplerine yazılı olarak iletilir, kontrolsüz kopyalara ise revizyonlar iletilmez. El Kitabı, Yönetim Temsilcisi’nin onayı olmadan çoğaltılamaz; toplam sayfanın yarısından fazlası revize edildiğinde kapak sayfasındaki revizyon no ve tarihi güncellenerek yeniden yayınlanır. Bu “yarısından fazla” eşiği pratik bir kuraldır: küçük revizyonlarda tüm doküman yeniden basılmaz, ancak büyük bir güncelleme olduğunda dokümanın bütünlüğü korunmuş olur.
El Kitabının İçeriği
El Kitabı; firma tanıtımı (vizyon, misyon, hizmetler), Çevre Yönetim Sistemi’nin amacı ve PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) modeli, kapsam ve atıf yapılan standart, organizasyon/planlama/destek-operasyon/performans değerlendirme ile ilgili terim ve tarifler bölümlerinin ardından standardın Madde 4 (Kuruluşun Bağlamı) ile Madde 10’a (İyileştirme) kadar tüm maddelerini firmaya özel olarak açıklar. İç ve dış hususlar, ilgili taraf ihtiyaçları, çevre politikası, risk ve fırsatlar, çevre boyutları, kaynaklar, yeterlilik, farkındalık, iletişim, dokümante edilmiş bilgi, operasyonel planlama, acil durum hazırlığı, izleme-ölçme, iç tetkik, YGG ve düzeltici faaliyet konularının her biri için ilgili prosedürlere atıf yapılır. El Kitabı bu yönüyle bir “harita” gibi çalışır: detayları kendi içinde tekrarlamak yerine, okuyucuyu doğru prosedüre yönlendirir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- El Kitabı’ndaki atıfların gerçekte var olan, güncel prosedürlere işaret edip etmediği
- Sahadaki kopyanın “KONTROLLÜ KOPYA” kaşeli olup olmadığı
- Son revizyonun dağıtım listesindeki herkese ulaşıp ulaşmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, El Kitabı’nda atıf yapılan bir prosedürün adının değişmiş veya kaldırılmış olmasına rağmen El Kitabı’nın güncellenmemesidir. Bir diğer sorun, kontrolsüz bir kopyanın (örneğin bir e-posta ekinde dolaşan eski bir sürüm) sahada hâlâ referans olarak kullanılmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu doküman; Çevre Politikası, Doküman Yönetim ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve sistemdeki tüm diğer prosedürlerle doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
El Kitabı ne sıklıkla revize edilir?
Standart şartlarında veya kuruluşun sisteminde önemli bir değişiklik olduğunda revize edilir; sabit bir periyot şartı yoktur.
El Kitabı’nın her sayfası ayrı mı revize edilir?
Evet, Kalite/Çevre El Kitabı’nda revizyonlar sayfa bazında yapılır; toplam sayfanın yarısından fazlası değiştiğinde tüm doküman yeniden yayınlanır.
Kontrolsüz kopya kimlere verilir?
Genellikle müşteriler, denetim kuruluşları veya kamuoyuyla paylaşım gereken durumlarda, revizyon takibi garanti edilmeden verilir.
El Kitabı’nı kim onaylar?
Yönetim Temsilcisi hazırlar; nihai onay genellikle Genel Müdür tarafından verilir.
El Kitabı denetimde mutlaka istenir mi?
Evet, sistemin en üst düzey dokümanı olduğu için iç ve dış tetkiklerde neredeyse her zaman incelenir.