İçindekiler
ISO 14001 Değişiklik Yönetim Prosedürü, kuruluş içinde planlanan her değişikliğin çevre yönetim sistemi üzerindeki etkisinin değerlendirilip onaylanmadan hayata geçirilmemesini sağlayan prosedürdür. Aşağıda örnek bir prosedürü ve değişikliklerin nasıl izlenip onaylandığını bulabilirsiniz.
Prosedürün Amacı
Bu prosedürün amacı; süreçlerde, ekipmanlarda, hammaddelerde, tesislerde veya organizasyon yapısında yapılması planlanan değişikliklerin, çevre yönetim sistemine olası olumsuz etkileri önceden belirlenecek şekilde kontrollü olarak yönetilmesidir. Plansız yapılan bir değişiklik, yasal uygunluğu bozabilir, yeni bir çevresel risk doğurabilir veya mevcut bir prosedürü geçersiz kılabilir — bu prosedür tam olarak bunu önlemek için vardır.
İletişim Yöntemi ve Onay Akışı
Değişiklik talebi, ilgili proses lideri tarafından Değişiklik Talep Formu ile yazılı olarak (e-posta üzerinden) iletilir. Talep, Değişiklik Doğrulama İzleme ve Onay Ekibi tarafından değerlendirilir; ekip değişikliğin çevresel etkisini, yasal uygunluk açısından doğurabileceği riskleri ve gerekli kaynakları inceler. Onaylanan değişiklikler Değişiklik Onay Listesi’ne işlenir ve ilgili tüm birimlere e-posta yoluyla duyurulur. Değişiklikler ayrıca aylık periyotlarla tüm proses liderleriyle toplu olarak paylaşılır, böylece küçük değişikliklerin bile kurum genelinde görünür kalması sağlanır.
Değişikliğin Entegrasyonu ve İzlenmesi
Onaylanan her değişiklik, Değişiklik İzleme ve Entegrasyon Planı’na işlenir ve değişikliğin fiilen uygulanıp uygulanmadığı, planlanan tarihte tamamlanıp tamamlanmadığı bu plan üzerinden takip edilir. Değişiklik sonucunda mevcut bir doküman (prosedür, talimat, risk analizi vb.) etkileniyorsa, ilgili doküman güncellenmeden değişiklik kapatılmış sayılmaz.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Son bir yılda yapılan değişikliklerin tamamının Değişiklik Talep Formu ile belgelenip belgelenmediği
- Onay Ekibi’nin değişikliği onaylarken çevresel etki ve yasal uygunluğu gerçekten değerlendirip değerlendirmediği
- Bir değişiklik sonrası etkilenen prosedür/talimatların fiilen güncellenip güncellenmediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, sahada fiilen yapılan bir değişikliğin (örneğin yeni bir makine veya farklı bir hammadde) hiçbir zaman resmi olarak Değişiklik Talep Formu’na yansıtılmamasıdır — değişiklik gerçekleşir ama sistemde hiç görünmez. Bir diğer sorun, değişikliğin onaylanmasına rağmen ilgili dokümanın (örneğin acil durum planı veya risk analizi) güncellenmeden unutulmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; Değişiklik Talep Formu, Değişiklik Onay Listesi ve Değişiklik İzleme ve Entegrasyon Planı ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her küçük değişiklik için bu prosedür işletilmeli mi?
Çevresel etkisi olabilecek her değişiklik için evet; tamamen idari, çevresel etkisi olmayan değişiklikler bu kapsamın dışında tutulabilir.
Değişiklik Talep Formu kim tarafından doldurulur?
Değişikliği talep eden proses lideri tarafından doldurulur ve Değişiklik Doğrulama İzleme ve Onay Ekibi’ne iletilir.
Onay Ekibi kimlerden oluşur?
Genellikle Çevre Temsilcisi, ilgili proses lideri ve üst yönetim temsilcisinden oluşan çok fonksiyonlu bir ekiptir.
Aylık paylaşım neden yapılır?
Küçük ölçekli değişikliklerin bile kurum genelinde bilinir olmasını sağlamak ve ilgisiz görünen bir değişikliğin başka bir süreci etkileyip etkilemediğini erken fark etmek içindir.
Reddedilen bir değişiklik talebi tekrar sunulabilir mi?
Evet, eksik veya riskli noktalar giderildikten sonra revize edilerek tekrar Onay Ekibi’ne sunulabilir.