İçindekiler
ISO 14001 Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü, Çevre El Kitabından formlara kadar tüm ÇYS dokümanlarının kim tarafından hazırlanıp onaylanacağını ve doküman formatlarında hangi bilgilerin bulunacağını tanımlayan prosedürdür. Aşağıda örnek bir prosedürü ve doküman tipine göre hazırlama sürecinin nasıl farklılaştığını bulabilirsiniz.
Prosedürün Amacı ve Kapsamı
Bu prosedürün amacı, çevre yönetim sistemi dokümanlarının hazırlanması, tanımlanması, numaralandırılması, onaylanması, çoğaltılması, ilgili yerlere dağıtılması ve revizyonuyla ilgili yazılı bir yöntem oluşturmak ve sorumlulukları belirlemektir; tüm ÇYS sistem dokümanlarını kapsar. Uygulanmasından başta Yönetim Temsilcisi ve bölüm liderleri olmak üzere tüm personel sorumludur — yani doküman disiplini yalnızca bir kişinin değil, dokümanı kullanan herkesin ortak sorumluluğudur.
Doküman Tipine Göre Hazırlama Süreci
| Doküman Tipi | Hazırlayan / Onay Akışı |
|---|---|
| Çevre El Kitabı | Yönetim Temsilcisi hazırlar, Genel Müdür onaylar; standart maddelerine paralel bölümler halinde düzenlenir |
| Prosedürler | Yönetim Temsilcisi hazırlar, ilgili bölüm lideri kontrol eder, Genel Müdür onaylar |
| Talimatlar | Yazılı doküman eksikliğinin kaliteyi etkilediği işler için aynı onay akışıyla hazırlanır |
| Formlar | Prosedürü hazırlayan personel tasarlar; prosedürün onayı formun da onayı sayılır |
| Görev Tanımları | İK koordinasyonunda Yönetim Temsilcisi hazırlar, ilgili bölüm sorumlusu kontrol eder |
| Planlar ve Akış Şemaları | İlgili bölüm liderlerinin görüşü alınarak aynı akışla oluşturulur |
Her doküman tipi için tanımlanan alanlar da farklılaşır: Çevre El Kitabı kapak sayfası, bölüm numarası/adı, hazırlayan, onaylayan, yayın tarihi, doküman no, revizyon tarihi ve revizyon no alanlarını içerirken; prosedürler bunlara ek olarak amaç, kapsam, sorumluluk ve yetki ile ilgili dokümanlar bölümlerini de taşır.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Her doküman tipinin gerçekten tanımlanan onay akışından geçip geçmediği
- Formların ilgili prosedürle birlikte onaylanıp onaylanmadığı, yoksa ayrı bir onay süreci gerekip gerekmediği
- Doküman numaralandırma ve revizyon bilgilerinin tutarlı olup olmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, formların prosedürden bağımsız olarak, onaysız şekilde sahada değiştirilmesidir. Bir diğer sorun, görev tanımlarının İK koordinasyonu olmadan doğrudan bölüm lideri tarafından hazırlanıp resmi onay akışına hiç sokulmamasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; Doküman Listeleri, Doküman Dağıtım Teslim Formu ve Doküman Revizyon Planı ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her doküman türü için ayrı bir numaralandırma sistemi mi kullanılır?
Evet, genellikle Doküman Listeleri Numaralandırma Tablosu’nda tanımlanan yedi doküman türü (formlar, talimatlar, listeler, planlar, görev tanımları, akış şemaları, süreç haritaları) kendi numaralandırma serisine sahiptir.
Formun onayı neden ayrıca alınmaz?
Form, bağlı olduğu prosedürün bir parçası kabul edildiği için prosedürün onayı formu da kapsar; bu, gereksiz bürokrasiyi azaltır.
Çevre El Kitabı ne sıklıkla revize edilir?
Standart şartlarında veya kuruluşun sisteminde önemli bir değişiklik olduğunda revize edilir; sabit bir periyot şartı yoktur.
Talimat ile prosedür arasındaki fark nedir?
Prosedür bir sürecin genel akışını tanımlarken, talimat genellikle tek bir işin nasıl yapılacağına dair daha dar kapsamlı bir dokümandır.
Bu prosedür ISO 9001 doküman kontrolü şartlarıyla birleştirilebilir mi?
Evet, entegre yönetim sistemlerinde doküman kontrolü genellikle tek bir prosedürle her iki standardı da kapsayacak şekilde yürütülür.