İçindekiler
ISO 14001 İletişim Prosedürü, çevre yönetim sistemiyle ilgili iç ve dış iletişim için gerekli yol ve yöntemleri tanımlayan prosedürdür. Aşağıda örnek bir prosedürü ve iç/dış iletişimin nasıl teyitli şekilde yürütüldüğünü bulabilirsiniz.
Prosedürün Amacı ve İç İletişim
Bu prosedürün amacı, çevre yönetim sistemiyle ilgili tüm iç ve dış iletişimleri güvence altına almaktır; uygulanmasından Genel Müdür, bölüm sorumluları ve Çevre Yönetim Sistemi Temsilcisi sorumludur. Bölüm sorumluları arasında firma içi iletişim e-posta, telefon ve WhatsApp uygulamasıyla gerçekleştirilir; firma içinde yapılan tüm değişiklikler İç ve Dış İletişim Formu ile e-posta üzerinden bildirilir. E-posta ve diğer iletişim kayıtları bilgisayarda yedeklenerek arşivlenir; personel duyuruları bu form üzerinden yazılarak duyuru panosuna eklenir. Çevre politikası, hedefleri, değişiklik planları ile YGG ve iç tetkik duyuruları da yine bu form üzerinden sağlanır.
Dış İletişim ve Teyit Zorunluluğu
Firma dışı yazışma ve iletişimler e-posta ve gerekli durumlarda telefon ile gerçekleştirilir; müşteri ile iletişim başta olmak üzere e-posta gönderiminde mutlaka “okundu” teyidi ya da telefonla teyit alınması zorunludur. Bu teyit zorunluluğu tesadüfi değildir: çevresel bir uyarı, bir şikayet veya bir yasal bildirim karşı tarafa ulaşmadığı halde “gönderildi” sanılırsa, bu durum ciddi bir risk doğurabilir. Tüm iletişim kanallarında neyle, ne zaman, kiminle, nasıl ve kimin iletişim kuracağı bilgisinin önceden tanımlanmış olması zorunludur.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Kritik iletişimlerde (müşteri, yasal merci) teyit alınıp alınmadığının kanıtlanıp kanıtlanamadığı
- İç duyuruların (politika, hedef, YGG/tetkik sonuçları) fiilen ilgili herkese ulaşıp ulaşmadığı
- İletişim kayıtlarının yedeklenip arşivlenip arşivlenmediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, kritik bir dış iletişimde (örneğin bir yasal bildirim) teyit alınmadan “gönderildi” varsayılıp konunun kapatılmasıdır. Bir diğer sorun, iç duyuruların hangi kanaldan yapılacağının (e-posta mı, duyuru panosu mu) net olmayıp duyurunun bazı personele hiç ulaşmamasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; İç ve Dış İletişim Planı, İç ve Dış İletişim Formu ve Personel Bilgilendirme Formu ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her iletişim için teyit almak zorunlu mu?
Hayır, özellikle müşteri ve yasal mercilerle yapılan kritik iletişimlerde zorunludur; rutin iç yazışmalarda esneklik tanınabilir.
WhatsApp üzerinden yapılan iletişim resmi sayılır mı?
Evet, prosedürde tanımlı bir kanal olduğu sürece resmi iletişim kanalı olarak kabul edilir, ancak önemli kararların yine de İç ve Dış İletişim Formu’na yansıtılması gerekir.
İletişim kayıtları ne kadar süre saklanmalıdır?
Kuruluşun doküman saklama politikasına göre belirlenir; genellikle bir sonraki denetim döngüsünü kapsayacak şekilde saklanır.
Acil durum iletişimi bu prosedürün neresinde yer alır?
Acil durum iletişimi genellikle İç ve Dış İletişim Planı’nda ayrı ve öncelikli bir madde olarak tanımlanır.
Bu prosedür ISO 9001 iletişim şartlarıyla birleştirilebilir mi?
Evet, entegre yönetim sistemlerinde iletişim prosedürü genellikle tek bir dokümanla her iki standardı da kapsayacak şekilde yürütülür.