İçindekiler
ISO 14001 Kaynak Yönetim Prosedürü, çevre hedefleri belirlemekten YGG kararlarına kadar ortaya çıkan kaynak ihtiyaçlarının tespit edilip talep sürecine bağlandığı prosedürdür. Aşağıda örnek bir prosedürü ve kaynak taleplerinin hangi durumlarda doğduğunu bulabilirsiniz.
Prosedürün Amacı ve Kapsamı
Bu prosedürün amacı, mevcut kaynakların farkında olunması amacıyla kayıt altına alınması, izlenmesi ve sürekli iyileştirme, çevre hedefleri planlama ve değişiklik yönetimi aşamalarında kaynak ihtiyaçlarının belirlenip iyileştirilmesini sağlamaktır; insan kaynakları, satın alma, bakım-onarım ve bağlı diğer tüm prosesleri kapsar. Uygulanmasından tüm bölüm liderleri sorumludur — yani kaynak yönetimi tek bir departmanın değil, her bölümün kendi alanında sahiplendiği bir sorumluluktur.
Kaynak Talebinin Doğduğu Durumlar ve İzleme Süreci
Kaynak talepleri şu durumlarda ortaya çıkabilir: ÇYS hedefleri belirlenirken, SWOT/İç-Dış Bağlam analizleri gerektirdiğinde, YGG kararları neticesinde, yeni bir proses açılacağında veya iyileştirme/değişiklik sürecinde. Bu durumlarda Kaynak Talep Formu doldurulur; talep eden bölüm lideri risk-fırsat değerlendirmesiyle birlikte yaklaşık yatırım maliyetini ortaya koyar. Kaynak talepleri üst yönetim onayıyla uygulamaya alınır veya bütçe uygun değilse beklemeye alınır. Proses Kaynak Listeleri, mevcut süreçlerin kaynak yeterliliğini izlemek için kullanılır; her bölüm lideri yılda en az bir kez, Ocak ayı sonuna kadar, kaynak listelerini günceller. İnsan kaynağı talepleri ayrıca görev tanımlarındaki şartlara göre İnsan Kaynakları tarafından değerlendirilir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Kaynak taleplerinin gerçekten yukarıda sayılan tetikleyicilerden (hedef belirleme, YGG kararı vb.) doğup doğmadığı
- Proses Kaynak Listeleri’nin her bölüm lideri tarafından yılda en az bir kez güncellenip güncellenmediği
- Reddedilen veya bekletilen taleplerin gerekçesinin kayıt altına alınıp alınmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, Proses Kaynak Listeleri’nin yıllar önce bir kez hazırlanıp bir daha güncellenmemesidir. Bir diğer sorun, kaynak taleplerinin sözlü olarak iletilip hiçbir zaman Kaynak Talep Formu’na yansıtılmamasıdır — bu durum denetimde kaynak planlamasının kayıt dışı yürütüldüğü izlenimini verir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; Kaynak Talep Formu, Proses Kaynak Listeleri ve Hedefleri ve Planlama Prosedürü ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her kaynak talebi onaylanır mı?
Hayır, bütçe ve öncelik durumuna göre talep reddedilebilir veya ertelenebilir; bu durum formda gerekçesiyle kayıt altına alınır.
Proses Kaynak Listeleri neden Ocak ayında güncellenir?
Yıl başında güncelleme yapılması, o yılın kaynak planlamasının erken aşamada netleşmesini sağlar.
İnsan kaynağı talepleri neden ayrıca İK tarafından değerlendirilir?
Çünkü personel talepleri görev tanımlarındaki yetkinlik şartlarına uygunluk açısından ayrıca incelenmesi gereken bir boyuta sahiptir.
Kaynak talebi ile Değişiklik Talep Formu aynı şey midir?
Hayır, ikisi farklı amaçlara hizmet eder; bir değişiklik kaynak gerektiriyorsa, değişiklik süreci içinde ayrıca bir Kaynak Talep Formu da açılabilir.
Bu prosedür ISO 9001 kaynak yönetimi şartlarıyla birleştirilebilir mi?
Evet, entegre yönetim sistemlerinde kaynak yönetimi genellikle tek bir prosedürle her iki standardı da kapsayacak şekilde yürütülür.