İçindekiler
ISO 14001 Personel Bilgi Formu, işe alımı tamamlanan personelin kimlik, iletişim ve eğitim bilgilerini tek sayfada özetleyen temel özlük formudur. Aşağıda örnek bir form yapısını ve KVKK açısından dikkat edilmesi gereken alanları bulabilirsiniz.
Formun Amacı
Bu form, Personel İşe Alma Talimatı kapsamında deneme süresi tamamlanan personel için oluşturulur ve özlük dosyasının temel kayıt sayfasını oluşturur. Formda adı soyadı, görev tanımı, iletişim bilgileri (telefon, e-posta, ev adresi), doğum yeri ve tarihi ile eğitim durumu yer alır. Ayrıca kimlik, SGK ve ehliyet numaraları gibi yasal özlük dosyası için gerekli alanlar da bulunur.
KVKK Açısından Saklama Şartları
Kimlik numarası, SGK numarası gibi alanlar doğrudan kişisel veri niteliğindedir ve yalnızca yasal özlük dosyası amacıyla, sınırlı erişim yetkisiyle saklanmalıdır. Bu formun kağıt nüshası kilitli bir dolapta, dijital nüshası ise yalnızca İnsan Kaynakları Sorumlusu ve yetkili üst yönetim tarafından erişilebilecek şekilde tutulmalıdır — formun herkese açık bir ortak klasörde durması, KVKK açısından ciddi bir zafiyettir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Formun her personel için eksiksiz doldurulup doldurulmadığı
- Kimlik/SGK gibi hassas alanlara erişimin sınırlandırılıp sınırlandırılmadığı
- Form bilgilerinin diğer özlük kayıtlarıyla (sözleşme, eğitim kayıtları vb.) tutarlı olup olmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, formun yalnızca işe giriş anında doldurulup personelin görev veya iletişim bilgileri değiştiğinde hiç güncellenmemesidir. Bir diğer sorun, hassas kimlik bilgilerinin herkesin erişebildiği paylaşımlı bir dosyada tutulmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; Personel İşe Alma Talimatı, İş Başvuru Formu ve Belirsiz Süreli İş Sözleşmesi ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Form ne zaman doldurulur?
Personelin deneme süresi tamamlandıktan sonra doldurulur ve özlük dosyasına eklenir.
Form ne sıklıkla güncellenmelidir?
İletişim bilgisi, adres veya görev tanımı gibi alanlarda değişiklik olduğunda güncellenmelidir.
Formu kim doldurur?
Genellikle İnsan Kaynakları Sorumlusu, personelin kendi beyanına dayanarak doldurur.
Forma kim erişebilmelidir?
Yalnızca İnsan Kaynakları Sorumlusu ve yetkili üst yönetim erişebilmelidir.
Form dijital olarak saklanabilir mi?
Evet, yeterli erişim kontrolü sağlanması şartıyla dijital olarak da saklanabilir.