İçindekiler
ISO 14001 Personel Bilgilendirme Formu, çevre politikası ve hedefleri gibi konularda mavi yakalı personele duyuru panosu üzerinden yapılan bildirimleri kayıt altına alan formdur. Aşağıda örnek bir form yapısını bulabilirsiniz.
Formun Amacı
Bu form, İnsan Kaynakları Prosedürü kapsamında mavi yakalı personele yapılacak duyuru ve bilgilendirmelerin duyuru panosu yoluyla resmi olarak belgelenmesini sağlar. Buradaki ayrım önemlidir: beyaz yakalı personele iletişim genellikle e-posta üzerinden yapılırken, sahada veya üretimde çalışan ve her zaman e-postaya erişimi olmayan mavi yakalı personele bilgi akışı fiziksel duyuru panosu üzerinden sağlanır. Bu form, panoya asılan her bildirimin ne zaman ve kim tarafından yapıldığını kayıt altına alarak, “duyuru yapıldı ama kanıtı yok” durumunu ortadan kaldırır.
Formda Yer Alan Bilgiler
- Tarih, sorumlu, bölüm
- Bildirim türü (ÇYS politikası, ÇYS hedefleri, öneri bilgilendirme, diğer)
- Konu ve bildirimi yapan kişinin imzası
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Çevre politikası veya hedeflerinde bir güncelleme olduğunda bunun panoya yansıyıp yansımadığı
- Formdaki bildirim tarihlerinin gerçek panodaki asılma tarihleriyle tutarlı olup olmadığı
- Mavi yakalı personelin bu bildirimlerden haberdar olup olmadığının sözlü olarak da teyit edilip edilmediği (denetçi sahada personele sorabilir)
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, çevre politikası yıllar önce güncellendiği halde panoya hiç yeni bir bildirim asılmamasıdır. Bir diğer sorun, formun doldurulmasına rağmen duyurunun fiilen panoya asılmaması veya kısa süre sonra kaldırılıp bir daha yenilenmemesidir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; İnsan Kaynakları Prosedürü, Çevre Politikası ve Personel Öneri Formu ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Beyaz yakalı personel için de bu form kullanılır mı?
Hayır, beyaz yakalı personele iletişim e-posta üzerinden yapılır; bu form özellikle duyuru panosu bildirimleri içindir.
Duyuru panosu fiziksel mi olmalıdır?
Genellikle fiziksel bir pano kullanılır, ancak sahada dijital ekranlar da aynı amaçla kullanılabilir.
Form her bildirim için ayrı mı doldurulur?
Evet, her bildirim kendi tarih ve konusuyla ayrı bir satır/form olarak kayıt altına alınır.
“Öneri Bilgilendirme” bildirim türü ne anlama gelir?
Personel Öneri Formu ile gelen bir önerinin değerlendirme sonucunun personele geri bildirilmesi anlamına gelir.
Bu formun eksik olması bir uygunsuzluk sayılır mı?
Çevre politikası veya hedeflerinin mavi yakalı personele nasıl duyurulduğu kanıtlanamıyorsa, bu durum iç iletişim şartı açısından bir bulgu olarak değerlendirilebilir.