İçindekiler
ISO 14001 Risk Fırsat Analiz Toplantı Karar Formu, yıllık risk değerlendirme toplantısının gündem maddelerini ve alınan kararları katılımcı imzalarıyla kayıt altına alan formdur. Aşağıda örnek bir form yapısını ve toplantı kayıtlarının denetimde neden kritik olduğunu bulabilirsiniz.
Formun Amacı
Bu form, Risk Fırsat Analiz Prosedürü kapsamında genellikle YGG toplantısından yaklaşık bir ay önce yapılan risk değerlendirme toplantısının gündemini ve sonuçlarını resmi olarak belgeler. Toplantı Tarihi ve Yeri, Gündem Maddeleri, Alınan Kararlar ve Katılımcılar (ad soyad, imza) formun temel bileşenleridir.
Neden Toplantı Kayıtları Denetimde Kritik Önem Taşır
ISO denetimlerinde “biz bunu her yıl yapıyoruz” ifadesi tek başına yeterli kanıt sayılmaz; denetçi somut, tarihli ve imzalı bir kayıt arar. Bu form, risk yönetiminin bir kerelik bir belge hazırlama faaliyeti değil, düzenli tekrarlanan ve katılımcıları olan gerçek bir yönetim faaliyeti olduğunu gösterir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Toplantı tarihinin YGG toplantısından makul bir süre önce olup olmadığı
- Gündem maddelerinin o yılki gerçek risk analiz çıktılarıyla örtüşüp örtüşmediği
- Katılımcı imzalarının Risk Fırsat Analiz Ekibi Listesi’ndeki isimlerle tutarlı olup olmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, formun toplantıdan çok sonra, hatta bazen denetim öncesi son dakikada doldurulmasıdır; bu durum tarih tutarsızlıklarıyla hızlıca ortaya çıkar. Bir diğer sorun, “kararlar” bölümünün somut olmayan, genel ifadelerle (“risklere dikkat edilecek” gibi) doldurulmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; Risk Fırsat Analiz Toplantı Planı, Risk Fırsat Analiz Ekibi Listesi ve YGG Toplantı Karar Formu ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu toplantı ile YGG toplantısı aynı mıdır?
Hayır, genellikle ayrı toplantılardır; risk değerlendirme toplantısının çıktıları YGG toplantısına girdi olarak sunulur.
Form el yazısıyla mı doldurulmalıdır?
Format şartı yoktur; dijital olarak doldurulup ıslak imza yerine e-imza da kullanılabilir, kuruluşun kendi uygulamasına bağlıdır.
Kararlar bölümü ne kadar detaylı olmalıdır?
Her kararın kim tarafından, ne zamana kadar uygulanacağı net olmalı; genel/soyut ifadelerden kaçınılmalıdır.
Toplantıya katılamayan bir ekip üyesi olursa ne olur?
Durum formda not edilmeli ve mümkünse kişinin görüşü yazılı olarak alınmalıdır.
Bu form kaç yıl saklanmalıdır?
Kuruluşun doküman saklama politikasına bağlıdır; genellikle en az bir belgelendirme döngüsü (3 yıl) boyunca saklanması önerilir.