İçindekiler
ISO 14001 Uygunsuzluk Bildirim Formu, saha içinde tespit edilen çevresel uygunsuzlukların yeri, açıklaması ve önerilen tedbirleriyle birlikte kayıt altına alındığı formdur. Aşağıda örnek bir form yapısını bulabilirsiniz.
Formun Amacı
Bu form, herhangi bir çalışan tarafından tespit edilen çevresel uygunsuzluğun anında bildirilmesini ve önerilen tedbirlerle birlikte ilgili amirin onayına sunulmasını sağlar. Formun “herhangi bir çalışan” vurgusu önemlidir: uygunsuzluk tespiti yalnızca Çevre Uzmanı’nın veya yöneticilerin değil, sahada çalışan herkesin sorumluluğu ve hakkı olarak tanımlanır.
Formda Yer Alan Bilgiler ve Sonraki Adım
- Uygunsuzluk tarihi, uygunsuzluk yeri
- Tespit edenin adı soyadı, unvanı, bölümü
- Uygunsuzluğun açıklanması
- Önerilen tedbirler
- Tespit eden / onaylayan
Ciddiyeti yüksek bulunan uygunsuzluklar için Düzeltici Faaliyet süreci başlatılır. Bu iki kademeli yapı (önce bildirim, sonra gerekiyorsa düzeltici faaliyet) küçük ve büyük bulguların aynı ağırlıkta ele alınmasını önler; her uygunsuzluk otomatik olarak büyük bir sürece dönüşmez, ama hiçbiri de kayıt dışı kalmaz.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Formun sahada kolayca erişilebilir olup olmadığı (çalışanların gerçekten kullanabileceği bir kanal olup olmadığı)
- Bildirilen uygunsuzlukların ciddiyet derecesine göre gerçekten Düzeltici Faaliyet’e yönlendirilip yönlendirilmediği
- Önerilen tedbirlerin fiilen uygulanıp uygulanmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, formun var olmasına rağmen çalışanların bundan haberdar olmaması veya kullanmaktan çekinmesidir. Bir diğer sorun, bildirilen bir uygunsuzluğun kayıt altına alınıp hiçbir zaman kapatılmamasıdır — yani “tespit edildi” ile sonuçlanıp “çözüldü” aşamasına hiç geçilmemesidir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; Çevre Yönetim Sistemi Prosedürü ve Düzeltici Faaliyet Prosedürü ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her çalışan bu formu doldurabilir mi?
Evet, form özellikle her çalışanın uygunsuzluk tespit edip bildirebilmesi için tasarlanmıştır.
Anonim bildirim yapılabilir mi?
Standart formda tespit edenin kimliği istenir, ancak kuruluş isterse ek olarak anonim bir bildirim kanalı da sunabilir.
Her bildirim Düzeltici Faaliyet’e mi dönüşür?
Hayır, yalnızca ciddiyeti yüksek bulunanlar için Düzeltici Faaliyet süreci başlatılır; küçük bulgular doğrudan önerilen tedbirle kapatılabilir.
Formu kim onaylar?
İlgili bölüm amiri veya Çevre Yönetim Temsilcisi onaylar.
Bildirilen ama kapatılmayan uygunsuzluklar ne olur?
Açık kalan bildirimler düzenli olarak takip edilmeli ve YGG toplantılarında gündeme alınmalıdır.