İçindekiler
ISO 14001 YGG Toplantı Karar Formu, Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında alınan iyileştirme kararlarının katılımcı imzalarıyla birlikte anında kayıt altına alındığı formdur. Aşağıda örnek bir form yapısını bulabilirsiniz.
Formun Amacı
Bu form, toplantı sırasında alınan kararların unutulmadan işlenmesini sağlar; toplantı sonunda katılımcıların ortak kararıyla alınan kararlar Kalite Yönetim Lideri imzasıyla onaylanır ve kalite bölüm lideri tarafından ilgili bölüm liderlerine iletilir. “Anında kayıt” vurgusu önemlidir: bir toplantıda sözlü olarak varılan mutabakat, toplantı dağıldıktan sonra kolayca farklı şekillerde hatırlanabilir; bu form, kararın tam olarak ne olduğu konusunda hiçbir belirsizlik bırakmaz.
Formda Yer Alan Bilgiler
- Toplantı tarihi, yeri, saati, içeriği
- Katılımcılar (adı soyadı/bölümü, imza)
- Yönetim Gözden Geçirme Toplantısında alınan iyileştirme kararları
- Kalite Yönetim Lideri onayı
Kararların ilgili bölüm liderlerine iletilmesi, YGG Toplantı Duyuru Formu’yla başlayan döngüyü tamamlar: önce toplantı duyurulur, toplantıda kararlar alınır, kararlar kayıt altına alınır ve son olarak ilgili bölümlere dağıtılarak uygulamaya geçiş sağlanır.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Alınan kararların somut ve uygulanabilir olup olmadığı (genel/belirsiz ifadeler yerine)
- Kararların gerçekten ilgili bölüm liderlerine iletilip iletilmediği
- Bir önceki YGG’de alınan kararların bu toplantıda durumunun sorgulanıp sorgulanmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, kararların “iyileştirme yapılacak” gibi genel ve ölçülemez ifadelerle yazılmasıdır. Bir diğer sorun, formun imzalanıp arşivlenmesine rağmen kararların ilgili bölümlere hiç iletilmemesi, yani kararların kağıt üzerinde kalmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; YGG Toplantı Duyuru Formu ve Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her karar için bir sorumlu ve tarih belirtilir mi?
İyi bir uygulama olarak önerilir, ancak form bu alanları zorunlu kılmaz; kuruluş kendi ihtiyacına göre ekleyebilir.
Form toplantı sırasında mı sonrasında mı doldurulur?
Toplantı sırasında, kararlar alındıkça doldurulması önerilir; sonradan doldurmak hafızaya dayalı hatalara yol açabilir.
Kalite Yönetim Lideri kimdir?
Genellikle ÇYS Temsilcisi veya kalite sisteminden sorumlu üst düzey yönetici bu rolü üstlenir.
Alınan kararlar bir sonraki YGG’de nasıl takip edilir?
Bir sonraki toplantının gündem maddelerinden biri olan “önceki YGG kararlarının durumu” başlığı altında gözden geçirilir.
Form ile YGG Toplantı Duyuru Formu aynı belge midir?
Hayır, Duyuru Formu toplantı öncesi bilgilendirmeyi, bu form ise toplantı sonrası alınan kararları belgeler.