İçindekiler
ISO 14001 İç ve Dış İletişim Planı, acil durumlardan müşteri bildirimlerine, YGG duyurularından değişiklik taleplerine kadar tüm iletişim konularının sorumlusunu, periyodunu ve yöntemini tek tabloda özetleyen kapsamlı bir iletişim matrisidir. Aşağıda örnek bir plan yapısını bulabilirsiniz.
Planın Amacı
Bu plan, İletişim Prosedürü kapsamında her iletişim konusunun kim tarafından, ne zaman, kiminle ve hangi yöntemle yürütüleceğini tek matriste tanımlar. Prosedür metni genel kuralları anlatırken, bu plan “ÇYS hedefleri kim tarafından, ne zaman, nasıl duyurulur” gibi somut soruların doğrudan cevabını verir — bu da hem personelin hem denetçinin ilgili bilgiye hızla ulaşmasını sağlar.
İç İletişim Matrisi
| Konu | Kime | Yöntem / Periyot |
|---|---|---|
| Acil Durumlar | Tüm personel | Alarm, telefon, WhatsApp |
| Olaylar (ramak kala) | İlgili bölüm | Ramak Kala Formu |
| Personel Bilgilendirme ve Oryantasyon | İlgili personel | Farkındalık eğitimleri, yüz yüze sunum |
| İç Tetkik ve YGG Duyuruları | Tüm personel | Yılda 1, e-posta |
| ÇYS Hedefleri ve Politikası | Tüm personel | YGG sonrası, duyuru panosu |
| Düzeltici/İyileştirici Faaliyet | İlgili bölüm | DİF Formu |
| Risk-Fırsat Belirleme | İlgili bölüm liderleri | Toplantı / form |
Dış İletişim Matrisi
| Konu | Kime | Yöntem / Periyot |
|---|---|---|
| Müşteri Bildirimleri | Pazarlama ve Satış | E-posta + telefon teyidi, DİF Formu |
| Değişiklik Bildirimleri | İlgili taraf | Değişiklik Onay Formu |
| Fason Üretim Emri | Fason üretici | Yazılı emir |
| ÇYS Politikası | İlgili taraflar | Web sitesi üzerinden |
Ayrıca üç periyodik bildirim daha tanımlıdır: Yönetim ÇYS Bilgilendirmesi üç ayda bir üst yönetime, Personel Memnuniyeti değerlendirmesi yılda bir kez iç tetkik öncesi tüm personele, Çevre Hedefleri ise yılda bir kez YGG öncesi bölüm sorumlularınca Çevre Yönetim Sistemi Temsilcisi’ne iletilir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Matriste tanımlanan periyotların (3 ayda bir, yılda bir vb.) fiilen uygulanıp uygulanmadığı
- Acil durum iletişiminin gerçek bir tatbikatla test edilip edilmediği
- ÇYS politikasının web sitesi üzerinden gerçekten yayınlanıp yayınlanmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, matrisin kağıt üzerinde detaylı olmasına rağmen fiili uygulamanın çok daha gevşek yürütülmesidir — örneğin “3 ayda bir” olarak tanımlanan bir bildirimin yılda yalnızca bir kez yapılması. Bir diğer sorun, matrisin yeni bir iletişim konusu ortaya çıktığında (örneğin yeni bir yasal bildirim şartı) güncellenmemesidir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu plan; İletişim Prosedürü, İç ve Dış İletişim Formu ve Çevre Politikası ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Matris kaç ayda bir gözden geçirilmelidir?
Belirli bir periyot şartı yoktur, ancak yıllık YGG toplantısında gözden geçirilmesi iyi bir uygulamadır.
Fason üretim yoksa bu satır plandan çıkarılabilir mi?
Evet, plan kuruluşun gerçek uygulamalarını yansıtmalıdır; ilgisi olmayan konular çıkarılabilir.
ÇYS politikasının web sitesinde yayınlanması zorunlu mu?
Kuruluş ilgili tarafların politikaya erişimini sağlamakla yükümlüdür; web sitesi bunun en yaygın yoludur ancak tek yol değildir.
Acil durum iletişimi kim tarafından tetiklenir?
Genellikle olayı ilk fark eden personel veya vardiya amiri tarafından tetiklenir.
Matristeki her satır için ayrı bir kayıt mı tutulur?
Hayır, matris genel çerçeveyi tanımlar; fiili iletişim kayıtları İç ve Dış İletişim Formu’nda tutulur.