İçindekiler
ISO 14001 Değişiklik Onay Listesi, Değişiklik Doğrulama İzleme ve Onay Ekibi tarafından onaylanan tüm değişikliklerin tarih, gerekçe ve sorumlu bilgileriyle tek bir listede toplandığı takip dokümanıdır. Aşağıda örnek bir liste yapısını bulabilirsiniz.
Listenin Amacı
Bu liste, Değişiklik Talep Formu ile gelen ve Onay Ekibi tarafından onaylanan her değişikliğin kronolojik bir kaydını tutar. Listede değişikliğin tarihi, kısa tanımı, gerekçesi, onaylayan kişi/ekip, etkilenen süreç veya doküman ve uygulama tarihi yer alır. Liste, tek başına bir form değil; Değişiklik Yönetim Prosedürü’nün “hafızası” işlevini görür.
İzleme ve Entegrasyonla İlişkisi
Listeye işlenen her değişiklik, ayrıca Değişiklik İzleme ve Entegrasyon Planı üzerinden fiili uygulanma durumu bakımından takip edilir. Bu iki doküman birbirini tamamlar: Onay Listesi “ne onaylandı”yı, İzleme ve Entegrasyon Planı ise “onaylanan gerçekten hayata geçti mi” sorusunu cevaplar. Bir değişiklik onaylandığı halde uzun süre İzleme Planı’nda “tamamlanmadı” görünüyorsa, bu durum YGG toplantılarında gündeme alınır.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Listedeki her kaydın karşılığında gerçek bir Değişiklik Talep Formu’nun bulunup bulunmadığı
- Onaylanan değişikliklerin etkilediği doküman/prosedürlerin fiilen güncellenip güncellenmediği
- Listenin güncel tutulup tutulmadığı (son değişiklik kaydının tarih olarak çok eskide kalıp kalmadığı)
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, listenin yıllar önce bir kez oluşturulup bir daha güncellenmemesidir — bu durum denetçiye “bu kuruluşta hiç değişiklik olmuyor mu, yoksa değişiklikler kayıt dışı mı yönetiliyor?” sorusunu sordurur. Bir diğer sorun, listeye “onaylandı” yazılan bir değişikliğin ilgili dokümanlara hiç yansıtılmamasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu liste; Değişiklik Yönetim Prosedürü, Değişiklik Talep Formu ve Değişiklik İzleme ve Entegrasyon Planı ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Reddedilen talepler de bu listeye işlenir mi?
Hayır, bu liste yalnızca onaylanan değişiklikleri içerir; reddedilen talepler Değişiklik Talep Formu’nun kendi kayıtlarında kalır.
Liste ne sıklıkla güncellenmelidir?
Her yeni onay anında güncellenmelidir; belirli bir periyoda bağlı değildir.
Listeyi kim tutar?
Genellikle Çevre Temsilcisi veya Onay Ekibi’nin sekretaryasını üstlenen kişi tutar.
Liste denetimde mutlaka istenir mi?
Evet, değişiklik yönetiminin fiilen işleyip işlemediğinin en somut kanıtlarından biri olduğu için denetçiler sıklıkla bu listeyi talep eder.
Liste boşsa bu bir uygunsuzluk mudur?
Tek başına değil, ancak kuruluşta bilinen değişiklikler olduğu halde liste boşsa bu durum kayıt altına alma zafiyeti olarak değerlendirilir.