İçindekiler
ISO 14001 Risk Fırsat Analiz Toplantı Planı, yıllık risk değerlendirme toplantısına hangi personelin hangi tarihte katılacağını gösteren basit ama denetimde önemli bir planlama formudur. Aşağıda örnek bir plan yapısını ve toplantı planlamasının neden gözden kaçırılmaması gerektiğini bulabilirsiniz.
Planın Amacı
Bu plan, Risk Fırsat Analiz Prosedürü kapsamında genellikle YGG toplantısından bir ay önce yapılması gereken risk değerlendirme toplantısının katılımcılarının ve tarihinin önceden belirlenmesini sağlar. Sıra No, Katılımcı Personel, Bölümü ve Tarihi sütunları formun temel yapısını oluşturur.
Planlamanın Pratikte Önemi
Risk analizi toplantısı, tüm bölüm liderlerinin aynı anda bir araya gelmesini gerektirdiği için, işletmelerde en çok ertelenen veya “sonradan uydurulan” toplantılardan biridir. Önceden yazılı bir plan yapılması, bu toplantının yıl içinde gerçekten bir yere konumlandırılmasını ve son dakikaya bırakılmamasını sağlar.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Plandaki tarihin, fiilen gerçekleşen Toplantı Karar Formu’ndaki tarihle örtüşüp örtüşmediği
- Tüm ana bölümlerin plana dahil edilip edilmediği
- Planın gerçekten önceden (toplantıdan önce) hazırlanıp hazırlanmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, planın toplantı sonrasında, karar formuyla aynı anda “geriye dönük” olarak hazırlanmasıdır; bu durum tarih tutarlılığı kontrol edildiğinde fark edilebilir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu plan; Risk Fırsat Analiz Toplantı Karar Formu ve Risk Fırsat Analiz Ekibi Listesi ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu plan yıl başında mı hazırlanmalıdır?
Tercihen evet; yıllık faaliyet takvimiyle birlikte planlanması önerilir.
Plan değişebilir mi?
Evet, önemli bir gerekçeyle tarih değişebilir, ancak değişikliğin de kayıt altına alınması önerilir.
Tüm bölüm liderleri toplantıya katılmak zorunda mı?
Mümkün olduğunca evet; katılamayanlar için görüşlerinin önceden alınması bir alternatif olabilir.
Bu plan olmadan sadece karar formu yeterli olur mu?
Karar formu tek başına toplantının yapıldığını kanıtlar, ancak planlama disiplinini göstermez; ikisi birlikte daha güçlü bir kanıt oluşturur.
Plan formatı standart mıdır?
Hayır, kuruluşun kendi şablonuna göre hazırlanabilir; önemli olan temel bilgilerin (kim, ne zaman) eksiksiz olmasıdır.