İçindekiler
ISO 14001 İnsan Kaynakları Prosedürü, işe alımdan oryantasyona, yıllık eğitim planlamasından çalışan memnuniyeti ölçümüne kadar personel süreçlerinin tamamını kapsayan prosedürdür. Aşağıda örnek bir prosedürü ve çevre yönetim sisteminin insan kaynağı boyutunun nasıl işletildiğini bulabilirsiniz.
Prosedürün Amacı ve İşe Alım Süreci
Bu prosedürün amacı, çevre yönetim sisteminin etkili şekilde uygulanması ile proseslerin işletilmesi ve kontrolü için gerekli kişilerin tayin ve temin edilmesidir. Uygulanmasından İnsan Kaynakları Lideri sorumludur; kendisine bağlı personelle ilgili kurallara uymak yönünde tüm bölüm liderleri de bu prosedür kapsamındadır. Personel ihtiyacı oluştuğunda ilan, çalışan önerileri veya duyurularla temin edilir. Burada dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta vardır: başvurular yalnızca organizasyon şemasında zaten tanımlı olan mevcut pozisyonlar için kabul edilir. Organizasyon şemasında bulunmayan tamamen yeni bir pozisyon açılacaksa, önce Değişiklik Yönetim Prosedürü işletilir — yani insan kaynağı planlaması bile, sistemin değişiklik kontrolünden bağımsız değildir.
Değerlendirme, Oryantasyon ve Mentörlük
Adaylara İş Başvuru ve Personel Bilgi Formu doldurtulur; başvurular ilgili bölüm lideri ve İK lideri tarafından birlikte değerlendirilerek uygun adaylar mülakata çağrılır. Mülakat sonucunda adaya 10-100 arasında bir puan verilir ve bu puan gerekçelendirilir — yani “beğendik/beğenmedik” gibi öznel bir kararla değil, ölçülebilir bir skorla sonuçlanır. İşe alınan her personel için ilk 3 çalışma günü oryantasyon sürecine ayrılır; bu süre boyunca personele doğrudan iş verilmez, tanıtım ve bilgilendirme Oryantasyon İzleme Formu ile kayıt altına alınır. Yetiştirilmek üzere alınan personele mentörlük verilir ve planlı eğitimlerle hedeflenen yetkinlik seviyesine ulaştırılır.
Yıllık Eğitim Planı ve Memnuniyet Ölçümü
Her yıl Eylül ayı sonunda İK Lideri tarafından Yıllık Eğitim Planı hazırlanır. Bölüm liderleri kendi eğitim taleplerini 15 Eylül’e kadar iletmekle yükümlüdür; Genel Müdür onayından sonra plan tüm personele duyurulur. Verilen her eğitimin etkinliği Etkinlik Değerlendirme ve Katılım Formlarıyla ölçülür — yani eğitim “yapıldı” diye kapatılmaz, gerçekten işe yarayıp yaramadığı sorgulanır. Ayrıca yılda bir kez, yine Eylül ayında, personel memnuniyet anketleri uygulanır; bu anketler yalnızca genel memnuniyeti değil, çalışanların çevre politikasına dair farkındalık düzeyini de ölçer. Anket sonuçlarına göre yeni eğitim ve iyileştirme ihtiyaçları planlanır.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Organizasyon şemasında olmayan bir pozisyon için Değişiklik Yönetim Prosedürü işletilmeden personel alınıp alınmadığı
- Oryantasyon sürecinin fiilen 3 gün uygulanıp Oryantasyon İzleme Formu ile belgelenip belgelenmediği
- Yıllık Eğitim Planı’nın gerçekten uygulanıp Etkinlik Değerlendirme Formlarıyla desteklenip desteklenmediği
- Personel memnuniyet anketinin çevre politikası farkındalığını da ölçüp ölçmediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, mülakat puanlamasının kağıt üzerinde kalıp gerekçelendirilmemesidir. Bir diğer sorun, Yıllık Eğitim Planı hazırlanmasına rağmen yıl içinde fiilen uygulanmaması veya katılım formlarının doldurulmamasıdır — bu durum denetimde planın “kağıt üzerinde” kaldığı izlenimini verir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; Personel İşe Alma Talimatı, İş Başvuru Formu, Oryantasyon Eğitim Formu, Oryantasyon Eğitim Kayıt Formu, Eğitim Planı ve Eğitim Katılım Formu ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Oryantasyon süresi neden tam olarak 3 gündür?
Bu, kuruluşun kendi belirlediği standart süredir; amaç yeni personelin doğrudan üretime/işe koşulmadan önce sistemi ve çevre politikasını tanımasıdır.
Mülakat puanlaması zorunlu mu?
Standart doğrudan bir puanlama sistemi şart koşmaz, ancak kararların gerekçeli ve tutarlı olması beklendiğinden 10-100 arası puanlama iyi bir uygulamadır.
Eğitim talepleri neden 15 Eylül’e kadar istenir?
İK Lideri’nin tüm talepleri toplayıp Eylül sonuna kadar tutarlı bir Yıllık Eğitim Planı hazırlayabilmesi için bir kesim tarihi gereklidir.
Memnuniyet anketi sonuçları kiminle paylaşılır?
Üst yönetim ve ilgili bölüm liderleriyle paylaşılır; gerekiyorsa YGG toplantısına girdi olarak sunulur.
Bu prosedür ISO 9001 insan kaynakları süreçleriyle birleştirilebilir mi?
Evet, entegre yönetim sistemlerinde işe alım ve eğitim süreçleri genellikle tek bir prosedürle her iki standardı da karşılayacak şekilde yürütülür.