İçindekiler
ISO 14001 İş Başvuru Formu, adayın eğitim durumundan iş tecrübesine, yabancı dil bilgisinden referanslarına kadar işe alım değerlendirmesinde kullanılan bilgileri tek formda toplayan dokümandır. Aşağıda örnek bir form yapısını ve KVKK açısından dikkat edilmesi gereken noktaları bulabilirsiniz.
Formun Amacı ve İçeriği
Bu form, Personel İşe Alma Talimatı kapsamında adayın mesleki geçmişini, eğitim durumunu ve pozisyona uygunluğunu değerlendirmek amacıyla kullanılır; mülakat sonrasında İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından 10-100 arasında puanlanır. Formda yer alan temel alanlar şunlardır:
- Kimlik ve iletişim bilgileri, başvurulan görev ve talep edilen ücret
- Eğitim durumu ve katıldığı kurs/eğitim programları
- Yabancı dil ve bilgisayar bilgisi
- İş tecrübesi ve son görev detayları
- Referanslar
KVKK Açısından Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
İş başvuru formlarında geçmişte sıkça yer alan bazı alanlar — medeni hal, çocuk sayısı, aile bireylerinin bilgileri, sağlık/ameliyat geçmişi, sendika veya dernek üyeliği gibi — 6698 sayılı KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılabilir veya ilgisiz olduğunda ayrımcılık yasağı açısından risk oluşturabilir. Formu güncellerken bu tür alanların iş gerekliliğiyle doğrudan ilişkili olup olmadığı gözden geçirilmeli; gerekli değilse formdan çıkarılmalı, gerekliyse açık rıza metniyle ve yalnızca ilgili amaçla sınırlı şekilde toplanmalıdır. Bu, hem KVKK uyumluluğu hem de kurumsal itibar açısından önemlidir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Formun içeriğinin gerçekten pozisyona uygunluğu ölçecek alanlardan oluşup oluşmadığı
- Mülakat puanının form üzerinde gerekçeli şekilde kayıt altına alınıp alınmadığı
- Özel nitelikli kişisel veri toplanan alanlar varsa açık rıza sürecinin işletilip işletilmediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, formun yıllar önce hazırlanmış haliyle değiştirilmeden kullanılmaya devam edilmesi ve KVKK açısından riskli alanların (medeni hal, aile bilgileri vb.) hâlâ formda yer almasıdır. Bir diğer sorun, mülakat puanının sözlü olarak verilip forma hiç işlenmemesidir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; Personel İşe Alma Talimatı, Personel Bilgi Formu ve İnsan Kaynakları Prosedürü ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Formda hangi alanlar mutlaka bulunmalıdır?
Kimlik/iletişim bilgileri, eğitim durumu, iş tecrübesi ve başvurulan görev gibi pozisyona doğrudan ilişkili alanlar bulunmalıdır.
Referans bilgisi zorunlu mudur?
Zorunlu değildir ancak değerlendirmeyi güçlendiren destekleyici bir bilgidir.
Form elektronik ortamda mı tutulmalıdır?
Format şartı yoktur; elektronik tutulması hem arşivleme hem KVKK kapsamında erişim/silme taleplerinin yönetimi açısından kolaylık sağlar.
Reddedilen adayların formları saklanır mı?
KVKK’ya uygun bir süre boyunca, yalnızca meşru amaçla (örneğin ileride açılacak benzer pozisyon için) saklanabilir; süresiz saklama önerilmez.
Mülakat puanı nasıl gerekçelendirilir?
Formun ilgili bölümüne mülakatı yapan kişi tarafından kısa bir değerlendirme notu ve puanın dayanağı yazılarak gerekçelendirilir.