İçindekiler
ISO 14001 Satın Alma Sorumlusu Görev Tanımı, tedarikçi değerlendirmesinden satın alma kaynaklı çevre boyutlarının yönetimine kadar Satın Alma Sorumlusunun görev, yetki ve yetkinliklerini tanımlayan belgedir. Aşağıda örnek bir görev tanımını ve satın alma sürecinin çevre yönetim sistemiyle kesiştiği noktaları bulabilirsiniz.
Görev Tanımının Kapsamı
Satın Alma Sorumlusu genellikle Genel Müdür ve Operasyon/Üretim Liderine bağlı çalışır ve kuruluşun tüm satın alma faaliyetlerini yönetir. Tedarikçi değerlendirme ve performans izleme süreçlerini yürütmek, onaylı tedarikçi listesini güncel tutmak, fiyat araştırması yaparak en iyi kaliteyi uygun fiyata temin etmek ve tedarik edilen hammadde/hizmetin uygunluğunu baştan sona takip etmek başlıca sorumluluklardır.
Satın Almanın Çevresel Boyutu
ISO 14001 açısından satın alma süreci sadece maliyet ve kalite odaklı değildir; satın alma faaliyetleri sırasında oluşan çevre boyutlarının (ambalaj atığı, tehlikeli madde taşıması gibi) yönetim sistemi içinde tanımlandığı şekilde yönetilmesi de görev tanımının bir parçasıdır. Ayrıca risk-fırsat değerlendirme sonuçlarına ve acil durum planlarına (örneğin tehlikeli kimyasal taşıyan bir tedarikçi için özel şartlara) uyulması beklenir.
Yetki ve Yetkinlikler
Sorumlu, Operasyon/Üretim Liderinin verdiği yetki çerçevesinde çalışır. Aranan yetkinlikler arasında ilgili bir lisans mezuniyeti, birkaç yıllık satın alma tecrübesi ve ISO 14001:2015 ÇYS eğitimi almış olmak sayılabilir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Onaylı tedarikçi listesinin güncel olup olmadığı ve değerlendirme kriterlerinin (çevresel kriterler dahil) fiilen uygulanıp uygulanmadığı
- Tehlikeli madde/atık taşıyan tedarikçiler için özel bir değerlendirme sürecinin bulunup bulunmadığı
- Satın alma kayıtlarının izlenebilirlik sağlayıp sağlamadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, tedarikçi değerlendirme kriterlerinin sadece fiyat ve teslim süresine odaklanıp çevresel performansı hiç içermemesidir. Bir diğer yaygın sorun, onaylı tedarikçi listesinin güncellenmemesi ve listede artık çalışılmayan tedarikçilerin yer almasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu görev tanımı; Satın Alma Prosedürü, Onaylı Tedarikçi Listesi ve Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Tedarikçi değerlendirmesinde çevresel kriterler zorunlu mudur?
Standart doğrudan bir liste vermez, ancak kuruluşun çevre boyutlarını etkileyen tedarikçiler için (örneğin atık bertaraf hizmeti alınan tedarikçi) bu kriterlerin değerlendirmeye dahil edilmesi beklenir.
Küçük işletmelerde satın alma sorumlusu ayrı bir pozisyon mu olmalıdır?
Hayır, bu görev genellikle işletme sahibi veya genel müdür tarafından doğrudan yürütülebilir; önemli olan sorumlulukların net tanımlanmasıdır.
Onaylı tedarikçi listesi ne sıklıkla güncellenmelidir?
Yeni bir tedarikçi eklendiğinde veya mevcut bir tedarikçiyle çalışma sona erdiğinde derhal, genel olarak ise yılda bir kez gözden geçirilmelidir.
Acil durum planına uyulması satın almayı nasıl etkiler?
Tehlikeli madde taşıyan veya kritik bir hammadde sağlayan tedarikçiler için alternatif tedarikçi/acil durum prosedürünün satın alma sürecine entegre edilmesi beklenir.
Bu görev tanımı ISO 9001 satın alma şartlarıyla birleştirilebilir mi?
Evet, entegre yönetim sistemi kuran kuruluşlarda genellikle tek bir satın alma görev tanımı hem kalite hem çevre şartlarını kapsayacak şekilde hazırlanır.