İçindekiler
ISO 14001 Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü, uygunsuzlukların kök nedenini gidermeye yönelik düzeltici faaliyetlerle sürecin kalıcı olarak geliştirilmesini sağlayan iyileştirici faaliyetleri ayrı ayrı tanımlayan kapsamlı prosedürdür. Aşağıda örnek bir prosedürü ve iki faaliyet türü arasındaki farkı bulabilirsiniz.
Amaç, Tanımlar ve Başlatma Koşulları
Bu prosedürün amacı, tüm süreçlerde Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetlerin (DİF) talep edilmesi, planlanması, gerçekleştirilmesi, yönetilmesi ve etkinliğinin kontrol edilmesi için bir sistem oluşturmaktır; uygulanmasından üst yönetim liderliğinde tüm bölüm liderleri, çevre temsilcileri ve personel sorumludur. İki kavram burada net şekilde ayrıştırılır:
| Kavram | Tanım | Ne Zaman Başlatılır |
|---|---|---|
| Düzeltici Faaliyet | Bir uygunsuzluğun kök nedenini ortadan kaldırarak tekrarını önleyen çalışma | Uygunsuz ürün/hizmet, şikâyet, risk için aksiyon planlandığında veya acil durumlarda |
| İyileştirici Faaliyet | İstenen çıktıları geliştiren veya istenmeyen etkileri önleyen planlı geliştirme | Düzeltmenin kalıcı olması istendiğinde, risk/tehdit düzeltmesi sonrası veya memnuniyeti artırmak amacıyla |
Bu ayrım önemlidir: düzeltici faaliyet “zaten olmuş bir sorunu” hedef alırken, iyileştirici faaliyet henüz sorun haline gelmemiş ama iyileştirilebilecek bir noktayı hedef alır.
Uygulama ve Sonuçların İzlenmesi
DİF talebi organizasyon içinde herhangi bir bölüm tarafından yazılı olarak İnsan Kaynakları & Çevre Müdürlüğü’ne yapılır; istek hatanın tarifini, çevreye etkisini ve iyileştirme önerisini içermelidir. İç tetkiklerdeki talepler için Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet Formu kullanılır; formun ilk kısmı uygunsuzluğun tanımı ve kök nedeni, ikinci kısmı planlanan faaliyet ve sorumlular, üçüncü kısmı takip ve sonuç içindir. Bölüm sorumlusu problemin nedenini araştırır, faaliyeti ve tamamlanma tarihini belirler; İnsan Kaynakları & Çevre Müdürlüğü belirtilen tarihte faaliyetin uygulanıp etkin olduğunu objektif kanıtlarla doğrulayınca formu kapatır, yetersiz bulursa yeni faaliyet başlatır. Acil konular bölüm liderleri ve çevre yönetim sistemi sorumlusunun ortak kararıyla, acil olmayanlar YGG toplantısı kararlarıyla yürütülür; uzun süre veya önemli yatırım gerektiren faaliyetler YGG gündemine alınır. Sonuçların izlenmesi DİF İzleme/Takip Formu ile bölüm bazında Çevre Yönetim Lideri tarafından yapılır ve İç Tetkiklerde, YGG toplantılarında ele alınır.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Kök neden analizinin gerçekten yapılıp yapılmadığı, yoksa yalnızca belirti düzeyinde bir müdahale mi olduğu
- Etkinlik doğrulamasının objektif kanıtlara dayanıp dayanmadığı
- Yetersiz bulunan faaliyetlerde gerçekten yeni bir faaliyetin başlatılıp başlatılmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, kök neden analizi yapılmadan doğrudan “bir daha dikkat edilecek” gibi yüzeysel bir faaliyetin planlanmasıdır. Bir diğer sorun, etkinlik doğrulamasının hiç yapılmadan formun kapatılmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; Düzeltici İyileştirici Faaliyet Formu, İyileştirme Öneri Formu ve Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her uygunsuzluk için DİF açılır mı?
Genellikle ciddiyeti belirli bir eşiği aşan uygunsuzluklar için açılır; küçük bulgular doğrudan düzeltilebilir.
DİF talebini kim başlatabilir?
Organizasyon içinde herhangi bir bölüm; talep yazılı olarak İnsan Kaynakları & Çevre Müdürlüğü’ne iletilir.
Acil ve acil olmayan DİF arasındaki karar süreci farkı nedir?
Acil konular bölüm liderleri ve çevre yönetim sistemi sorumlusunun ortak kararıyla hemen yürütülürken, acil olmayanlar YGG toplantısı kararlarıyla planlanır.
Etkinlik doğrulaması kim tarafından yapılır?
İnsan Kaynakları & Çevre Müdürlüğü, belirtilen tarihte objektif kanıtlarla doğrular.
Bu prosedür ISO 9001 düzeltici faaliyet şartıyla birleştirilebilir mi?
Evet, entegre yönetim sistemlerinde genellikle tek bir prosedürle her iki standardı da kapsayacak şekilde yürütülür.