İçindekiler
ISO 14001 İhtiyaç ve Beklenti Analiz Formu, üst yönetimden yerel yönetime kadar çevre yönetim sistemini etkileyen ya da sistemden etkilenen tüm ilgili tarafların beklentilerini kayıt altına alan dokümandır. Aşağıda örnek bir İhtiyaç ve Beklenti Analiz Formu’nu ve hangi tarafların hangi kriterle değerlendirildiğini bulabilirsiniz.
İhtiyaç ve Beklenti Analiz Formunun Amacı
ISO 14001’in 4.2 maddesi, kuruluşun ÇYS ile ilgili tarafları ve bu tarafların ihtiyaç/beklentilerinden hangilerinin bir “uygunluk yükümlülüğü” (yasal ya da gönüllü bir zorunluluk) haline geldiğini belirlemesini şart koşar. Bu form, bu belirleme sürecini yapılandırılmış ve tekrarlanabilir hale getirir.
Formda Yer Alan Tipik İlgili Taraflar
| İlgili Taraf | Tipik Beklenti | Uygunluk Yükümlülüğü mü? |
|---|---|---|
| Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı | Emisyon/atık mevzuatına uyum | Evet |
| Müşteriler | ISO 14001 belgesi, karbon ayak izi raporu | Sözleşmeye bağlı olabilir |
| Çalışanlar | Güvenli ve sağlıklı çalışma ortamı | Kısmen (İSG mevzuatı) |
| Komşu Kuruluşlar / Toplum | Gürültü, koku, görsel kirlilik olmaması | Genellikle hayır (gönüllü) |
| Finansal Kuruluşlar | Sürdürülebilirlik/ESG kriterlerine uyum | Kredi koşuluna bağlı olabilir |
Listedeki taraflar ve beklentiler kuruluştan kuruluşa farklılık gösterir; önemli olan listenin kuruluşun gerçek paydaş yapısını yansıtmasıdır. Örneğin ihracat yapan bir üretici için müşteri beklentileri çok daha ağırlıklı olabilirken, yerel bir hizmet işletmesi için toplum ve yerel yönetim beklentileri öne çıkabilir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- İlgili taraf listesinin kuruluşun gerçek faaliyet alanına özgü olup olmadığı
- “Uygunluk yükümlülüğü” olarak işaretlenen beklentilerin Yasal Şartlar Takip Listesi’nde de yer alıp almadığı (iki doküman arasında tutarlılık aranır)
- Beklentilerin ne sıklıkla ve nasıl toplandığı (anket, görüşme, şikayet kayıtları gibi somut bir yöntem beklenir)
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hatalar arasında ilgili taraf listesinin jenerik bir şablondan kopyalanıp kuruluşa özgü hale getirilmemesi, “uygunluk yükümlülüğü” sütununun hiç doldurulmaması ve beklentilerin toplanma yönteminin belirsiz kalması yer alır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form, Kuruluşun Bağlamı Prosedürü ve Yasal Şartlar ve Uygunluk Yükümlülükleri Prosedürü ile doğrudan bağlantılıdır; tespit edilen uygunluk yükümlülükleri Risk-Fırsat Değerlendirmesine ve Çevre Hedeflerine girdi sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular
Her ilgili tarafın beklentisi bir uygunluk yükümlülüğü müdür?
Hayır. Sadece yasal, düzenleyici veya kuruluşun gönüllü olarak uymayı taahhüt ettiği (örneğin bir müşteri sözleşmesi) beklentiler uygunluk yükümlülüğü sayılır.
İlgili taraf listesi ne zaman güncellenmelidir?
Yılda bir kez YGG kapsamında, ayrıca yeni bir müşteri sözleşmesi veya yasal değişiklik olduğunda ara dönemde güncellenmelidir.
Toplum/komşu kuruluşların beklentileri nasıl öğrenilir?
Şikayet kayıtları, yerel yönetim yazışmaları ve varsa doğrudan görüşmeler bu bilginin tipik kaynaklarıdır.
Bu analiz müşteri memnuniyeti anketinden farklı mıdır?
Evet; müşteri memnuniyeti anketi tek bir tarafın (müşteri) memnuniyetini ölçer, bu form ise tüm ilgili tarafların beklentilerini ÇYS bağlamında bütünsel olarak değerlendirir.
Formu kim onaylar?
Çevre yönetim temsilcisi hazırlar, üst yönetim YGG toplantısında gözden geçirir ve onaylar.