İçindekiler
ISO 14001 İç ve Dış İletişim Formu, kurulan her iç veya dış iletişimin yöntemini, taraflarını ve içeriğini tek kayıtta belgeleyen formdur. Aşağıda örnek bir form yapısını bulabilirsiniz.
Formun Amacı
Bu form, İletişim Prosedürü kapsamında yapılan her iletişimin (e-posta, telefon, WhatsApp, duyuru panosu) yöntemine göre kayıt altına alınmasını ve gerektiğinde geriye dönük izlenebilmesini sağlar. İletişim Planı hangi konunun hangi yöntemle iletileceğini önceden tanımlarken, bu form o iletişimin fiilen gerçekleştiğinin kanıtını oluşturur.
Formda Yer Alan Bilgiler
- İletişim kurulacak yöntem (iç/dış iletişim, e-posta/telefon/WhatsApp/duyuru panosu)
- İletişimi kuran, iletişim kurulan, tarih
- Bilgi ve ileti içeriği
- Ekler
Formun “ekler” alanı özellikle önemlidir: bir e-posta yazışmasının ekran görüntüsü, bir telefon görüşmesinin tutanağı veya duyuru panosuna asılan bildirimin fotoğrafı buraya eklenerek, formun kendisi bir özet, ekler ise asıl kanıt işlevi görür.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Formdaki kayıtların İletişim Planı’nda tanımlanan yöntem ve periyotlarla tutarlı olup olmadığı
- Kritik iletişimlerde (müşteri, yasal merci) eklerin gerçekten kanıt niteliği taşıyıp taşımadığı
- Formun düzenli aralıklarla doldurulup arşivlenip arşivlenmediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, formun yalnızca büyük/resmi iletişimler için doldurulup günlük rutin iletişimlerin (örneğin WhatsApp üzerinden yapılan basit bir bilgilendirme) hiç kayda geçmemesidir. Bir diğer sorun, “ekler” alanının boş bırakılması, yani iddia edilen iletişimin somut bir kanıtının bulunmamasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; İletişim Prosedürü ve İç ve Dış İletişim Planı ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her WhatsApp mesajı için form doldurulmalı mı?
Pratik olarak her mesaj için değil, ancak çevre yönetim sistemi açısından önemli olan iletişimler (bir karar, bir duyuru) için doldurulmalıdır.
Form kağıt üzerinde mi dijital olarak mı tutulmalıdır?
Format şartı yoktur; dijital tutulması arşivleme ve arama açısından kolaylık sağlar.
Ekler dosyası olmadan form geçerli sayılır mı?
Basit iç iletişimler için yeterli olabilir, ancak kritik dış iletişimlerde ek olmadan formun kanıt değeri zayıflar.
Form ne sıklıkla gözden geçirilir?
Belirli bir periyot şartı yoktur; iç tetkik öncesinde örnekleme yoluyla gözden geçirilmesi önerilir.
Aynı konuda birden fazla iletişim olursa tek form mu kullanılır?
Hayır, her iletişim olayı kendi tarih ve içeriğiyle ayrı bir satır/form olarak kayıt altına alınır.