İçindekiler
ISO 14001 Doküman İmha Planı, saklama süresi dolan doküman ve kayıtların ne zaman imha edileceğinin önceden planlandığı dokümandır. Aşağıda örnek bir plan yapısını bulabilirsiniz.
Planın Amacı
Bu plan, Doküman Yönetimi ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü’nde tanımlanan saklama sürelerinin sonunda hangi dokümanların imha edileceğinin Yönetim Temsilcisi tarafından önceden planlanmasını sağlar. Saklama süresi geçmiş dokümanların kontrolsüz şekilde ortalıkta kalması hem KVKK hem de doküman karmaşası açısından risk taşır; bu plan, imhanın rastgele değil önceden belirlenmiş bir takvime göre yürütülmesini sağlar.
Planda Yer Alan Bilgiler
- Doküman no, doküman adı
- Eklenme tarihi
Planda yer alan dokümanların saklama süresi dolduğunda imha işlemi gerçekleştirilir ve sonuç Doküman İmha Tutanağı ile kayıt altına alınır. Bu iki doküman birlikte çalışır: İmha Planı “ne zaman imha edilecek”i, İmha Tutanağı ise “fiilen imha edildi” bilgisini kanıtlar.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Saklama süresi dolan dokümanların planda gerçekten yer alıp almadığı
- Planlanan imha tarihlerinin fiilen uygulanıp uygulanmadığı (Doküman İmha Tutanağı ile karşılaştırılarak)
- Saklama süresi henüz dolmamış bir dokümanın yanlışlıkla plana eklenip eklenmediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, planın hazırlanmasına rağmen fiilen hiçbir imha işleminin gerçekleştirilmemesi, yani dokümanların saklama süresi dolduğu halde arşivde birikmeye devam etmesidir. Bir diğer sorun, saklama süresi henüz yasal olarak dolmamış bir dokümanın erken imha edilmesidir — bu durum özellikle yasal uyuşmazlık riski taşıyan kayıtlarda ciddi bir sorun oluşturabilir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu plan; Doküman İmha Tutanağı ve Doküman Listeleri ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Saklama süresi nasıl belirlenir?
Doküman Yönetimi ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü’nde doküman türüne göre tanımlanır; yasal zorunluluklar da bu süreyi etkiler.
Her doküman imha edilebilir mi?
Hayır, bazı kayıtların (örneğin kalibrasyon sertifikaları, yasal uygunluk kayıtları) daha uzun veya süresiz saklanması gerekebilir.
İmha planı kim tarafından onaylanır?
Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır; gerekirse üst yönetimin bilgisine sunulur.
Dijital dokümanlar için de imha planı gerekli mi?
Evet, dijital kayıtların da saklama süresi dolduğunda güvenli şekilde silinmesi planlanmalıdır.
Plan ne sıklıkla gözden geçirilir?
Yeni dokümanlar eklendikçe veya saklama süreleri dolan dokümanlar çıkarıldıkça güncellenmelidir.