İçindekiler
ISO 14001 Değişiklik İzleme ve Entegrasyon Planı, onaylanan bir değişikliğin kaynağından duyuru yöntemine, oluşturulan ekipten doğrulama durumuna kadar tüm sürecin tek bir planda izlenmesini sağlayan dokümandır. Aşağıda örnek bir plan yapısını bulabilirsiniz.
Planın Amacı
Bu plan, Değişiklik Yönetim Prosedürü kapsamında görüşülen değişiklik ihtiyaçlarının kayıt altına alınmasını ve Çevre Yönetim Lideri tarafından onaylandıktan sonra iletişim matrisinde belirtilen periyot ve yöntemle (aylık e-posta) tüm bölüm liderlerine duyurulmasını sağlar. Planlanan değişikliğin boyutuna göre oluşturulan Değişiklik Doğrulama İzleme ve Onay Ekibi de bu plana işlenir; böylece hangi değişikliğin kimler tarafından takip edildiği tek bakışta görülebilir.
Planda Yer Alan Bilgiler
| Alan | İçerik |
|---|---|
| Değişiklik Tanımı ve Kaynağı | Düzeltici faaliyet, iç/dış tetkik bulgusu, YGG kararı vb. |
| Değişiklik Ekibi | İlgili bölüm sorumluları |
| Duyuru Tarihi ve Yöntemi | Aylık e-posta bildirimi |
| Uygulama ve Doğrulama Durumu | Tamamlandı / devam ediyor / doğrulama bekliyor |
Değişikliğin kaynağının açıkça belirtilmesi önemlidir: bir değişiklik bazen bir düzeltici faaliyetten, bazen bir iç tetkik bulgusundan, bazen doğrudan bir YGG kararından doğar. Bu kaynağın plana işlenmesi, aynı sorunun farklı yerlerden tekrar tekrar “yeni bir değişiklik” olarak açılmasını önler.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Plandaki her değişikliğin gerçekten bir kaynağa (tetkik, YGG, düzeltici faaliyet) bağlanıp bağlanmadığı
- Duyurunun iletişim matrisinde tanımlanan yöntem ve periyotla fiilen yapılıp yapılmadığı
- Uygulama ve doğrulama durumu sütununun güncel tutulup tutulmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, değişikliğin kaynağının boş bırakılması veya “diğer” gibi belirsiz bir ifadeyle geçiştirilmesidir. Bir diğer sorun, uygulama ve doğrulama durumunun aylarca “devam ediyor” olarak kalıp hiç güncellenmemesidir — bu durum denetçiye değişikliğin fiilen takip edilmediği izlenimini verir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu plan; Değişiklik Yönetim Prosedürü, Değişiklik Talep Formu ve Değişiklik Onay Listesi ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Değişiklik Ekibi her değişiklik için mi kurulur?
Hayır, yalnızca değişikliğin boyutu ve etkisi buna gerektirdiğinde kurulur; küçük değişiklikler tek bir sorumluyla yönetilebilir.
Duyuru neden aylık periyotla yapılır?
İletişim matrisinde tanımlanan standart periyot budur; böylece küçük değişiklikler bile düzenli olarak tüm bölümlere ulaşır.
Plan kim tarafından güncel tutulur?
Çevre Yönetim Lideri veya ilgili Değişiklik Ekibi’nin sekretaryasını üstlenen kişi tarafından güncel tutulur.
Bir değişiklik birden fazla kaynaktan doğabilir mi?
Evet, örneğin hem bir iç tetkik bulgusu hem bir YGG kararı aynı değişikliği tetikleyebilir; bu durumda ikisi de kaynak olarak belirtilmelidir.
Doğrulama durumu nasıl kapatılır?
İlgili sorumlu değişikliğin fiilen uygulandığını ve beklenen sonucu verdiğini teyit ettiğinde “doğrulandı” olarak kapatılır.