İçindekiler
ISO 14001 Onaysız Satın Alma Planı, tedarikçi değerlendirme sürecinin uygulanamadığı tekel ürünler, perakende alımlar ve mecburi hizmetlerin listelendiği plandır. Aşağıda örnek bir plan yapısını bulabilirsiniz.
Planın Amacı
Bu plan, tekel ürünler, mecburi hizmetler, yapı marketlerden alınan ürünler ve diğer perakende alımlar gibi tedarikçi değerlendirmesi mümkün olmayan satın almaları gösterir; bu alımlar bölüm sorumlusu veya satın alma sorumlusu tarafından bizzat gerçekleştirilir. Standart, her satın almanın değerlendirilmiş bir tedarikçiden yapılmasını beklemez — bazı ürün ve hizmetlerde (örneğin elektrik dağıtım şirketi veya belediye suyu gibi tekel hizmetler) zaten alternatif veya değerlendirme imkânı yoktur. Bu planın amacı, bu gerçeği gizlemek yerine açıkça kayıt altına almaktır.
Planda Yer Alan Bilgiler
- No, tedarikçi adı
- Alınan ürün ve hizmetler
Bu plan, Onaylı Satın Alma Planı’nın tam tersi bir mantıkla çalışır: biri değerlendirilmiş tedarikçileri, diğeri değerlendirilemeyen ama meşru gerekçeyle yapılan alımları gösterir. İkisi birlikte, kuruluşun tüm satın alma faaliyetlerinin (değerlendirilebilir olsun ya da olmasın) şeffaf şekilde kayıt altında olduğunu kanıtlar.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Bu plana giren alımların gerçekten değerlendirme imkânı olmayan türden olup olmadığı (değerlendirilebilecek bir alımın buraya “kolaylık olsun diye” kaydırılıp kaydırılmadığı)
- Planın güncel tutulup tutulmadığı
- Bu plandaki alımların da en azından fatura/fiş bazında izlenebilir olup olmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, aslında değerlendirilebilecek bir tedarikçinin (örneğin alternatif tedarikçileri olan bir malzeme) kolaylık olsun diye bu plana kaydırılmasıdır. Bir diğer sorun, planın hiç güncellenmeyip gerçek satın alma faaliyetini yansıtmamasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu plan; Onaylı Satın Alma Planı, Onaylı Tedarikçi Listesi ve Satın Alma Prosedürü ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Hangi alımlar “onaysız” kabul edilir?
Tekel ürünler, mecburi hizmetler ve perakende/yapı marketi alımları gibi alternatif değerlendirme imkânı olmayan kalemler.
Bu plana giren alımlar hiç denetlenmez mi?
Denetlenir, ancak tedarikçi performans değerlendirmesi değil, alımın meşruiyeti ve kayıt altına alınıp alınmadığı denetlenir.
Bir alım hem onaylı hem onaysız plana girebilir mi?
Hayır, her alım niteliğine göre yalnızca bir plana girer; aynı anda iki plana da kaydedilmez.
Planı kim tutar?
Satın Alma Sorumlusu veya ilgili bölüm sorumlusu tutar.
Bu plan denetçiler tarafından sorgulanır mı?
Evet, denetçiler genellikle bu plandaki kalemlerin gerçekten değerlendirilemez nitelikte olup olmadığını sorgular.