İçindekiler
ISO 14001 YGG Toplantı Duyuru Formu, Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısının yeri, tarihi, gündem maddeleri ve katılımcı listesiyle birlikte bir ay önceden duyurulduğu formdur. Aşağıda örnek bir form yapısını bulabilirsiniz.
Formun Amacı
Bu form, ÇYS Temsilcisi tarafından her yılın Kasım-Aralık döneminde katılımcı listesindeki kişilere bir ay önceden e-posta ile duyurulur; toplantı açılışında katılımcı imza alanı doldurulur. Bir aylık önceden duyuru süresi, katılımcıların kendi bölümlerine ait verileri (performans, şikâyetler, kaynak ihtiyaçları) toplantıya hazırlıklı gelmelerini sağlar — YGG toplantısının verimliliği büyük ölçüde bu hazırlığa bağlıdır.
Formda Yer Alan Bilgiler
- Toplantı tarihi, yeri, saati, içeriği
- Katılımcılar (adı soyadı/bölümü, imza)
- Gündem maddeleri (önceki YGG kararlarının durumu, iç/dış hususlardaki değişiklikler, çevre amaçlarına ulaşma derecesi, çevre performansı, kaynak yeterliliği, şikâyetler, iyileştirme fırsatları)
Gündem maddelerinin standart tarafından istenen başlıkları (önceki kararların durumu, bağlam değişiklikleri, performans, kaynak yeterliliği vb.) birebir yansıtması, YGG toplantısının standardın beklediği kapsamı eksiksiz ele almasını garanti eder.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Duyurunun gerçekten bir ay önceden yapılıp yapılmadığı
- Gündem maddelerinin standardın YGG girdileriyle tutarlı olup olmadığı
- Katılımcı listesinin ilgili tüm bölüm liderlerini kapsayıp kapsamadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, duyurunun toplantıdan yalnızca birkaç gün önce yapılması, bu da katılımcıların hazırlıksız gelmesine yol açmasıdır. Bir diğer sorun, gündem maddelerinin her yıl aynı şablonla kopyalanıp o yıla özgü gelişmelerin (örneğin yeni bir mevzuat değişikliği) eklenmemesidir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü ve YGG Toplantı Karar Formu ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Duyuru yalnızca e-posta ile mi yapılmalıdır?
Genel uygulama e-postadır, ancak kuruluş ek olarak farklı iletişim kanalları da kullanabilir.
Katılımcı listesi her yıl aynı mı olur?
Genellikle temel katılımcılar (üst yönetim, bölüm liderleri) sabittir, ancak gündeme göre ek katılımcılar davet edilebilir.
Toplantı Kasım-Aralık dışında bir ayda yapılabilir mi?
Standart uygulama bu dönemdir, ancak acil bir ihtiyaç doğarsa ek bir YGG toplantısı da düzenlenebilir.
İmza alanı toplantı öncesinde mi sonrasında mı doldurulur?
Toplantı açılışında, katılımcıların fiilen orada olduğunu kanıtlamak için doldurulur.
Form ile YGG Toplantı Karar Formu aynı belge midir?
Hayır, bu form toplantı öncesi duyuruyu, Karar Formu ise toplantı sonrası alınan kararları belgeler.