İçindekiler
ISO 14001 Satın Alma Prosedürü, çevreyi doğrudan etkileyen tüm satın almalarda tedarikçilerin nasıl seçileceğini, değerlendirileceğini ve performanslarının nasıl ölçüleceğini tanımlayan prosedürdür. Aşağıda örnek bir prosedürü ve tedarikçi puanlama döngüsünün uçtan uca nasıl işlediğini bulabilirsiniz.
Prosedürün Amacı ve Kapsamı
Bu prosedürün amacı, çevreyi doğrudan etkileyen satın almalarda girdileri temin edecek tedarikçileri değerlendirmek, seçmek ve performanslarını ölçmek için kriterler belirleyerek tüm satın alma süreçlerini yönetmektir; uygulanmasından Satın Alma Lideri ve Üretim Lideri sorumludur. Hangi tedarikçiden hangi malzeme/hizmetin alınacağı Onaylı Satın Alma Planı’nda, değerlendirmenin uygulanamadığı ürünler ise Onaysız Satın Alma Planı’nda listelenir — yani prosedür baştan itibaren “her alım aynı yoldan geçmez” gerçeğini kabul eder.
Talep, Değerlendirme ve Puanlama Süreci
Planlar dışında bir satın alma ihtiyacı doğduğunda talep eden bölüm sorumlusu Satın Alma Talep Formu’nu doldurarak Satın Alma Sorumlusu’na iletir; onay sonrası tek seferlik alım Onaysız Satın Alma Planı’na işlenir, periyodik alım gerektiren ürün ise Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme süreci başlatılır. Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu’ndaki sorulardan olumlu yanıtlananlara 10’ar puan verilerek 100 üzerinden puanlama yapılır ve tüm tedarikçiler puanına göre Onaylı Tedarikçi Listesi’ne eklenir; en yüksek puanı alan tedarikçiyle çalışılır. İlk 6 ay sonunda tekrar değerlendirme yapılır: puan ilk aldığı puana eşit veya 60 üzerindeyse çalışmaya devam edilir, 60’ın altına düşerse listedeki 2. tedarikçiye geçilir; sonrasında yılda bir kez kontrol puanı güncellenir. Tekel ürünler, mecburi hizmetler ve perakende alımlar Onaysız Satın Alma Planı’nda gösterilir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- 60 puanın altına düşen bir tedarikçiyle çalışmaya fiilen son verilip verilmediği
- Plan dışı taleplerin gerçekten Satın Alma Talep Formu’ndan geçip geçmediği
- Periyodik alımların Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme sürecinden geçirilip geçirilmediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, 6. ay değerlendirmesinin hiç yapılmayıp tedarikçinin ilk puanla süresiz çalışmaya devam etmesidir. Bir diğer sorun, periyodik hale gelen bir alımın hâlâ Onaysız Satın Alma Planı’nda tutulup hiç değerlendirmeye alınmamasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; Onaylı Satın Alma Planı, Onaysız Satın Alma Planı, Onaylı Tedarikçi Listesi, Satın Alma Talep Formu ve Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her satın alma için tedarikçi puanlaması yapılır mı?
Hayır, yalnızca periyodik/düzenli alımlar için; tek seferlik veya tekel/mecburi alımlar Onaysız Satın Alma Planı’nda değerlendirilir.
İlk 6 ay değerlendirmesinde puan yükselirse ne olur?
Tedarikçiyle çalışmaya sorunsuz devam edilir; yüksek puan bir avantaj olsa da ek bir yaptırım gerektirmez.
İkinci sıradaki tedarikçiye geçiş ne kadar sürede yapılır?
Prosedürde kesin bir süre belirtilmez; makul bir geçiş süresi içinde tamamlanması beklenir.
Satın Alma Lideri ve Üretim Lideri arasındaki sorumluluk ayrımı nedir?
Satın Alma Lideri süreci yönetirken, Üretim Lideri özellikle üretimi doğrudan etkileyen girdilerin teknik uygunluğunu değerlendirir.
Bu prosedür ISO 9001 satın alma şartlarıyla birleştirilebilir mi?
Evet, entegre yönetim sistemlerinde tedarikçi değerlendirme süreci genellikle tek bir prosedürle her iki standardı da kapsayacak şekilde yürütülür.