İçindekiler
ISO 14001 Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü, üst yönetimin ÇYS’yi yılda en az bir kez sabit gündem maddeleriyle gözden geçirip yönetimsel plan ve hedefleri belirlemesini tanımlayan prosedürdür. Aşağıda örnek bir prosedürü ve YGG’nin sabit gündeminin neleri kapsadığını bulabilirsiniz.
Prosedürün Amacı ve Kapsamı
Bu prosedürün amacı, yılda en az bir kez Çevre Yönetim Sistemi’nin gözden geçirilmesi ve yönetimsel plan, hedef ve faaliyetlerin planlanmasıdır; üst yönetim, ÇYS Temsilcisi ve tüm bölüm sorumlularını kapsar. YGG toplantılarının organize edilmesi, yürütülmesi, duyurulması ve izlenmesinden ÇYS Temsilcisi sorumludur.
Sabit Gündem ve Uygulama Akışı
Toplantıda sabit gündem maddeleri görüşülür: önceki YGG kararlarının durumu; iç/dış hususlar, ilgili taraf ihtiyaçları, önemli çevre boyutları ve risk/fırsatlardaki değişiklikler; çevre amaçlarına ulaşma derecesi; uygunsuzluk/düzeltici faaliyet, izleme-ölçme sonuçları, uygunluk yükümlülükleri ve tetkik sonuçları dahil çevre performansı; kaynakların yeterliliği; şikâyetler dahil ilgili taraf bildirimleri; sürekli iyileştirme fırsatları. Bu sabit gündem yapısı, toplantının her yıl aynı kritik başlıkları atlamadan ele almasını garanti eder — yönetimin yalnızca “iyi giden şeyleri” konuşup zor konuları es geçmesi engellenir.
Toplantı her yılın Kasım-Aralık döneminde ÇYS Temsilcisi tarafından YGG Toplantı Duyuru Formu’yla katılımcılara bir ay önceden e-posta ile bildirilir; duyuru formunda yer, tarih, gündem başlıkları ve katılımcı listesi bulunur, imza alanı toplantı açılışında doldurulur. Toplantıda alınan kararlar hemen YGG Toplantı Karar Formu’na işlenir ve kalite bölüm lideri tarafından gerekli hazırlıklar yapıldıktan sonra ilgili bölüm liderlerine iletilir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Sabit gündem maddelerinin tamamının her yıl gerçekten ele alınıp alınmadığı
- Önceki yılın kararlarının bu yılki toplantıda durumunun sorgulanıp sorgulanmadığı
- Toplantı çıktılarının (kararların) fiilen ilgili bölümlere ulaşıp ulaşmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, YGG toplantısının yalnızca bir formalite olarak yapılıp gündem maddelerinin yüzeysel geçilmesidir. Bir diğer sorun, toplantının her yıl aynı tarihte değil, bazen çok geç (örneğin bir sonraki yılın ortasında) yapılmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; YGG Toplantı Duyuru Formu, YGG Toplantı Karar Formu ve Performans Değerlendirme ve Ölçüm Prosedürü ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
YGG toplantısı yılda birden fazla kez yapılabilir mi?
Evet, zorunlu olan yılda en az bir kez yapılmasıdır; önemli bir gelişme olduğunda ek toplantılar düzenlenebilir.
Tüm bölüm liderleri her YGG’ye katılmak zorunda mı?
Katılımcı listesi kuruluş tarafından belirlenir; genellikle tüm bölüm liderleri davet edilir.
YGG kararları ile DİF süreci nasıl ilişkilidir?
Toplantıda tespit edilen önemli sorunlar, Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü kapsamında bir DİF’e dönüştürülebilir.
Sabit gündem maddelerinden biri atlanabilir mi?
Hayır, standart bu maddelerin tümünün ele alınmasını bekler; ilgisiz görünen bir madde bile kısaca değerlendirilip “değişiklik yok” şeklinde kapatılabilir.
Bu prosedür ISO 9001 YGG şartlarıyla birleştirilebilir mi?
Evet, entegre yönetim sistemlerinde YGG toplantısı genellikle tek bir prosedürle her iki standardı da kapsayacak şekilde yürütülür.