İçindekiler
ISO 14001 Proses Bilgi Kartı, bir sürecin amacını, girdi-çıktılarını, kritik kontrol noktalarını ve kaynaklarını tek sayfada özetleyen süreç tanım kartıdır. Aşağıda örnek bir kart yapısını ve Üretim süreci üzerinden somut bir örneği bulabilirsiniz.
Kartın Amacı
Bu kart, her sürecin sorumlusunu, amacını, kritik kontrol noktalarını, girdi/çıktılarını ve bunların hangi süreçlerden gelip hangi süreçlere gittiğini, risk-fırsat belirleme faaliyetlerini, performans ölçüm kriterlerini ve kaynak ihtiyacını tek sayfada tanımlar. Kartın değeri, bir süreci anlamak için onlarca sayfalık prosedürü baştan sona okumak yerine, tek bir sayfadan sürecin “kimliğini” görebilmektir — özellikle yeni bir çalışanın veya denetçinin süreci hızlıca kavraması için idealdir.
Örnek Bir Uygulama: Üretim Süreci
Örneğin Üretim süreci için sorumluluk Üretim Sorumlusu ve Genel Müdür olarak tanımlanır; kritik kontrol noktaları ilk parça kontrolü, ara kontrol ve final kalite kontrolü olarak belirlenir; girdiler haftalık üretim planı ve hammadde, çıktılar ise ürün ve kalite kontrol formları olarak tanımlanır. Bu örnek, kartın soyut bir şablon değil, sahadaki gerçek akışı yansıtan somut bir doküman olması gerektiğini gösterir.
Kartta Yer Alan Bilgiler
- Proses adı, sorumluluk ve yetki, amaç ve kapsam
- Kritik kontrol noktaları
- Girdiler / faaliyetler / çıktılar
- Girdilerin kaynakları, çıktıları alan süreçler
- Risk ve fırsat belirleme faaliyetleri
- Performans ölçüm kriterleri, kaynaklar (insan, altyapı, ortam)
- İlgili doküman ve kayıtlar
“Girdilerin kaynakları” ve “çıktıları alan süreçler” alanlarının ayrı ayrı tanımlanması, kuruluşun süreçler arası etkileşimi haritalandırmasını sağlar — bir sürecin çıktısı, başka bir sürecin girdisi olduğunda, bu bağlantı kartlar arasında takip edilebilir hale gelir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Kartın sahadaki fiili süreç akışını doğru yansıtıp yansıtmadığı
- Kritik kontrol noktalarının gerçekten uygulanıp uygulanmadığı
- Risk ve fırsat belirleme faaliyetlerinin Bağlam Risk Fırsat Etki Değerlendirme Planı ile tutarlı olup olmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, kartın hazırlandığı tarihten sonra süreçte yapılan değişikliklerin (yeni bir kontrol noktası, farklı bir girdi kaynağı) karta hiç yansıtılmamasıdır. Bir diğer sorun, “girdilerin kaynakları” ve “çıktıları alan süreçler” alanlarının boş bırakılıp süreçler arası etkileşimin hiç haritalandırılmamasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu kart; Süreç Etkileşim Şeması, Performans Kriterleri ve İzleme Tablosu ve Bağlam Risk Fırsat Etki Değerlendirme Planı ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her süreç için ayrı bir kart mı hazırlanır?
Evet, kuruluşun tanımladığı her ana süreç (üretim, satın alma, insan kaynakları vb.) için ayrı bir kart hazırlanır.
Kart hangi sıklıkla güncellenir?
Süreçte önemli bir değişiklik olduğunda (yeni kontrol noktası, farklı kaynak vb.) güncellenmelidir; sabit bir periyot şartı yoktur.
Kartı kim hazırlar?
Genellikle ilgili süreç sorumlusu, Yönetim Temsilcisi’nin koordinasyonunda hazırlar.
Kart ile Proses Etkileşim Şeması aynı şey midir?
Hayır, Proses Etkileşim Şeması tüm süreçlerin birbiriyle ilişkisini genel bir şema üzerinde gösterirken, bu kart tek bir sürecin ayrıntılı kimlik bilgisini taşır.
Performans ölçüm kriterleri kartta mı yoksa ayrı bir dokümanda mı tutulur?
Kartta özet olarak yer alır; ayrıntılı izleme Performans Kriterleri ve İzleme Tablosu’nda yapılır.