İçindekiler
ISO 14001 Düzeltici İyileştirici Faaliyet Formu, uygunsuzluğun kök nedeninden planlanan faaliyete ve etkinlik kontrolüne kadar tüm DİF sürecini tek formda izleyen kayıttır. Aşağıda örnek bir form yapısını bulabilirsiniz.
Formun Amacı
Bu form, İç Tetkik, YGG, Müşteri Şikâyeti, Dış Tetkik, Uygunsuz Ürün/Hizmet veya İyileştirme Önerisi gibi kaynaklardan doğan her faaliyeti benzersiz bir DİF numarasıyla açar; uygunsuzluğun tanımı, kök nedeni, planlanan faaliyet, sorumlu ve bitiş tarihi kaydedilir, üç kontrol turunda etkinliği doğrulanarak kapatılır veya yeni faaliyet başlatılır. Kaynağın altı farklı kategoride sınıflandırılması, kuruluşun hangi kanaldan en çok uygunsuzluk geldiğini zamanla analiz edebilmesini sağlar — örneğin çoğu DİF’in müşteri şikâyetinden doğması, iç kontrol mekanizmalarının yetersiz kaldığına işaret edebilir.
Formda Yer Alan Bilgiler
- Faaliyet türü (düzeltici/iyileştirici), bildirim tarihi, DİF no
- Talep eden kişi/unvan, ilgili bölüm
- Kaynak (iç tetkik, YGG, müşteri şikâyeti, dış tetkik, uygunsuz ürün/hizmet, iyileştirme önerisi, diğer)
- Uygunsuzluğun tanımı ve kök nedeni
- Planlanan faaliyet, sorumlu, planlanan/gerçekleşen bitiş tarihi
- Tekrarı önleyecek kalıcı faaliyet
- Etkinlik gözden geçirme (3 kontrol turu), sonuç (kapatıldı / yeni faaliyet başlatıldı)
Üç ayrı kontrol turunun bulunması, etkinliğin tek seferlik bir bakışla değil, zaman içinde tekrarlanan gözlemlerle doğrulanmasını sağlar — bir faaliyet ilk kontrolde işe yarar görünse bile, ikinci veya üçüncü turda eski soruna geri dönüş olup olmadığı izlenir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- “Kök nedeni” alanının somut ve gerçekçi doldurulup doldurulmadığı (belirti ile kök nedenin karıştırılıp karıştırılmadığı)
- Üç kontrol turunun gerçekten yapılıp yapılmadığı
- “Tekrarı önleyecek kalıcı faaliyet” ile planlanan faaliyetin tutarlı olup olmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, kök neden alanına doğrudan uygunsuzluğun kendisinin yazılmasıdır (örneğin kök neden olarak “hata oldu” yazılması). Bir diğer sorun, üç kontrol turundan yalnızca ilkinin yapılıp formun erken kapatılmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü, Uygunsuzluk Bildirim Formu ve İç Tetkik Raporu ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
DİF numarası nasıl oluşturulur?
Format şartı yoktur; kuruluş kendi sıralı numaralandırma sistemini (örneğin yıl-sıra no) belirleyebilir.
Üç kontrol turu arasındaki süre ne kadar olmalıdır?
Prosedürde kesin bir süre belirtilmez; faaliyetin niteliğine göre makul aralıklarla planlanmalıdır.
Form kimler tarafından kapatılabilir?
İnsan Kaynakları & Çevre Müdürlüğü, etkinliği objektif kanıtlarla doğruladıktan sonra formu kapatır.
Yetersiz bulunan bir faaliyet için yeni DİF numarası mı açılır?
Evet, yeni bir faaliyet başlatılır ve genellikle önceki DİF’e referans verilerek yeni bir numara açılır.
Formun “diğer” kaynak kategorisi ne zaman kullanılır?
Listelenen altı kaynak kategorisine tam olarak girmeyen durumlarda kullanılır.