İçindekiler
ISO 14001 Doküman Dağıtım Teslim Formu, yürürlüğe giren kontrollü dokümanların ilgili bölümlere imza karşılığı teslim edildiğini kanıtlayan formdur. Aşağıda örnek bir form yapısını bulabilirsiniz.
Formun Amacı
Bu form, onaylanıp yürürlüğe giren doküman ve revizyonlarının Yönetim Temsilcisi tarafından ilgili birimlere imza karşılığı dağıtıldığını kayıt altına alır. İmza karşılığı dağıtılan nüshalar firma içinde kontrollü kopya kabul edilir — yani yalnızca bu form üzerinden dağıtımı yapılmış nüshalar geçerli sayılır, fotokopi veya e-posta ile dolaşan kontrolsüz kopyalar resmi doküman statüsünde değildir.
Formda Yer Alan Bilgiler ve Revizyon Süreci
- Doküman no, doküman adı
- Teslim eden
- Teslim alan
Bir doküman revize edildiğinde, önce geçersiz nüsha ilgili birimden geri alınır, bu form yeniden düzenlenerek yeni nüshanın dağıtımı yapılır ve eski nüshanın aslına “İPTAL” yazısı yazılarak arşivlenir. Bu sıralama önemlidir: yeni nüsha dağıtılmadan eski nüshanın toplanması, aynı anda iki farklı versiyonun sahada kullanılması riskini ortadan kaldırır.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Sahada kullanılan dokümanların gerçekten bu form üzerinden dağıtılmış kontrollü kopyalar olup olmadığı
- Bir revizyon sonrası eski nüshaların fiilen geri toplanıp toplanmadığı
- Formdaki imzaların gerçek ve eksiksiz olup olmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, bir doküman revize edildiği halde sahada hâlâ eski nüshanın asılı veya kullanımda olmasıdır — bu, denetimde doğrudan bir bulgu olarak karşılaşılan en yaygın durumlardan biridir. Bir diğer sorun, formun doldurulmasına rağmen teslim alan kişinin imzasının hiç alınmamasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; Dış Kaynaklı Doküman Listesi ve Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her doküman için ayrı bir dağıtım formu mu doldurulur?
Genellikle evet, her doküman ve revizyonu kendi dağıtım kaydını taşır.
Dijital ortamda paylaşılan dokümanlar için de bu form gerekli mi?
Evet, dağıtım yöntemi ne olursa olsun (kağıt veya dijital), kimin hangi nüshaya eriştiği kayıt altına alınmalıdır.
Eski nüsha neden imha edilmez, “İPTAL” yazılıp arşivlenir?
Geçmişe dönük izlenebilirlik ve denetimde revizyon geçmişinin gösterilebilmesi için saklanır.
Formu kim düzenler?
Yönetim Temsilcisi veya doküman kontrolünden sorumlu kişi düzenler.
Dağıtım yapılmadan önce doküman onaylanmış olmalı mı?
Evet, yalnızca Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü kapsamında onaylanmış dokümanlar dağıtılabilir.