ISO 9001 Personel İşe Alma Talimatı

ISO 9001:2015 standardı, doğru işi yapabilecek yetkin personelin işe alınmasını kalite yönetim sisteminin temel girdilerinden biri olarak görür (Madde 7.2 — Yetkinlik). Bu rehberde Personel İşe Alma Talimatı’nın adım adım nasıl işlediğini, hangi belgelerin neden istendiğini ve denetimde bu sürecin nasıl sorgulandığını bulacaksınız.

Bu Talimatın Amacı ve Kapsamı

Bu talimatın amacı, kuruluş bünyesine personel alımında izlenecek yolu belirlemek ve standart bir sistem tanımlamaktır. Kapsam, kuruluşta çalışmak üzere başvuran tüm personel adaylarını içerir. Uygulamadan İnsan Kaynakları Sorumlusu ve Genel Müdür sorumludur.

İşe Alım Süreci Adım Adım Nasıl İşler?

1. Birim/bölüm sorumlusundan gelen personel talebi, aciliyet ve gereklilik açısından değerlendirilir ve uygun duyurular yapılır.
2. Başvuran adaylara iş başvuru formu doldurtulur, varsa özgeçmiş (CV) forma eklenir.
3. Başvuru süresi bittikten sonra formlar ve özgeçmişler, ilgili birim sorumlusuyla birlikte önceden belirlenmiş kriterlere göre değerlendirilir.
4. Uygun görülen adaylar tarih ve saat bildirilerek mülakata çağrılır.
5. Birim sorumlusuyla birlikte tüm veriler değerlendirilerek uygun kişi veya kişiler belirlenir.
6. Değerlendirme aşamalarında kullanılan, belgelendirilebilir nitelikteki verilerin belgelendirilmesi istenir.
7. Herhangi bir kalıcı uygunsuzlukla karşılaşılmazsa, aday ile iş sözleşmesi yapılır.
8. Yeni personel, ilgili birim sorumlusuna teslim edilir ve gerekli iş başı eğitimleri planlanır.

Hangi Belgeler İstenir ve Neden?

Deneme süresi tamamlandıktan sonra, yeni personel için bir personel bilgi formu oluşturulur ve toplanan tüm veriler bir araya getirilerek personele ait bir özlük dosyası açılır.

Bu Talimat Madde 7.2 (Yetkinlik) ile Nasıl İlişkilidir?

ISO 9001:2015’in 7.2 maddesi, kuruluşun ürün/hizmet kalitesini etkileyen görevlerde çalışan personelin gerekli eğitim, beceri ve deneyime sahip olduğunu kanıtlamasını ister. Standartlaştırılmış bir işe alım süreci, bu kanıtın en baştan, işe alım anından itibaren belgelendirilebilir olmasını sağlar; böylece yetkinlik sadece sonradan verilen eğitimlerle değil, doğru kişinin doğru pozisyona seçilmesiyle de güvence altına alınır.

Denetimde Bu Süreç Nasıl Sorgulanır?

Denetçiler genellikle rastgele bir personel dosyasını inceleyip şu soruyu sorar: “Bu kişi neden bu pozisyon için seçildi, hangi kritere göre değerlendirildi?” İş başvuru formu, mülakat notları ve varsa test/değerlendirme sonuçları bu soruya somut cevap vermelidir. Dosyada sadece sözleşme olup değerlendirme sürecine dair hiçbir kayıt yoksa, bu tipik bir bulgu konusudur.

Sık Yapılan Hatalar

• Mülakat yapılıp hiçbir not veya değerlendirme kaydı tutulmaması.
• Pozisyonun gerektirdiği asgari yetkinliklerin önceden tanımlanmamış olması.
• Özlük dosyasının eksik belgelerle uzun süre tamamlanmadan bırakılması.
• İş başı eğitiminin planlanıp fiilen hiç uygulanmaması.
• Farklı pozisyonlar için aynı genel kriterlerin kullanılması.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu talimat, İş Başvuru Formu ve Personel Bilgi Formu ile birlikte kullanılır; işe alım sonrası süreç Oryantasyon Eğitim Formu ve Eğitim Planı ile devam eder.

Sıkça Sorulan Sorular

Bu talimat sadece yeni işe alımlar için mi geçerlidir?

Evet, süreç dış kaynaktan personel alımını kapsar; mevcut personelin terfi veya rotasyonu genellikle ayrı bir yetkinlik değerlendirme sürecine tabidir.

Mülakat notları resmi bir formatta mı tutulmalı?

Standart belirli bir format dayatmaz; önemli olan değerlendirme kriterlerinin ve sonucun tutarlı biçimde, sonradan izlenebilir şekilde kayıt altına alınmasıdır.

Deneme süresi ISO 9001 açısından zorunlu mu?

Hayır, deneme süresi iş hukukuna ilişkin bir uygulamadır; ISO 9001 sadece yetkinliğin doğrulanmasını ister, bunu hangi hukuki çerçevede yaptığınıza karışmaz.

Stajyer veya geçici personel de bu talimata tabi mi?

Kuruluşun tercihine bağlıdır; ancak kalite ile ilgili bir görevde çalışacaksa, en azından temel yetkinlik kontrolünün yapılması beklenir.

İşe alım dosyaları ne kadar süreyle saklanmalı?

Standart bir süre belirtmez; işletmenizin doküman kontrol prosedüründe veya yerel mevzuatta belirtilen saklama süresine uyulması önerilir.

İşe alım sürecinizi standartlaştırmak, personel dosyalarınızı denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.