ISO 9001 İşe Alım Süreci Talimatı

Bu talimat, personel ihtiyacının doğmasından yeni personelin iş başı yapmasına kadar geçen sürecin adım adım nasıl yürütüleceğini, hangi evrakların isteneceğini ve ilk gün yapılması gereken yasal işlemleri tarif eder. Bu rehberde sürecin genel akışını, istenen evrak listesini ve ilk iş günü kontrol listesini bulacaksınız.

İşe Alım Sürecinin Genel Akışı

Bu talimat şu adımları izler: bölümde personel ihtiyacı doğması → talebin yazılı olarak İnsan Kaynakları’na iletilmesi → uygun ilan kanalının belirlenmesi (iş ilan panoları, kariyer siteleri, meslek liseleri, mesleki eğitim merkezleri vb.) → CV ön elemesi ve mülakat davetleri → bölüm yöneticisiyle final görüşmesi → işe alım onayı → sonucun İş Başvuru Formu üzerine işlenerek özlük dosyasında saklanması.

İşe Giriş İçin Hangi Evraklar İstenir?

• Vesikalık fotoğraf
• Nüfus cüzdanı fotokopisi ve ikametgâh belgesi
• Adli sicil kaydı
• Askerlik durum belgesi (erkek adaylar için)
• Sağlık raporu
• Diploma ve sertifika fotokopileri
• Gerekiyorsa mesleki yetkinlik belgeleri (forklift ehliyeti vb.)

İlk İş Günü Kontrol Listesi

• SGK işe giriş bildirimi, işbaşından en geç 1 iş günü önce tamamlanır
• İş güvenliği kapsamında sağlık kontrolü yapılır
• Personel dosyası açılır, kurumsal hesap tanımlamaları yapılır
• İşe giriş bildirgesi, iş sözleşmesi ve iş güvenliği talimatı imzalatılır
• Eğitim takip kartı açılır, görev tanımı imzalatılır
• Oryantasyon eğitimi ve ardından iş başı eğitimi tamamlatılır

Bu Talimat ile Personel İşe Alma Talimatı Arasındaki Fark

Personel İşe Alma Talimatı, adayın nasıl değerlendirilip seçileceğine (Madde 7.2 yetkinlik açısından) odaklanır; bu talimat ise seçim yapıldıktan sonraki lojistik ve yasal süreci — ilan kanalı seçiminden SGK bildirimine, evrak toplamadan ilk gün işlemlerine kadar — kapsar. İki doküman birbirini tamamlar: biri “kim işe alınmalı” sorusuna, diğeri “işe alındıktan sonra hangi adımlar atılmalı” sorusuna cevap verir.

Denetimde Bu Talimat Nasıl Değerlendirilir?

Denetçiler genellikle yakın zamanda işe alınmış bir personelin dosyasını örnek alarak SGK bildirim tarihinin işbaşı tarihinden önce olup olmadığını, tüm evrakların eksiksiz toplanıp toplanmadığını ve ilk gün kontrol listesindeki adımların imzalı kanıtlarının bulunup bulunmadığını kontrol eder. SGK bildiriminin geç yapılması, ISO 9001 denetimi dışında ayrıca yasal bir risktir.

Sık Yapılan Hatalar

• SGK bildirimini işbaşı gününde veya sonrasında yapmak (yasal olarak geç kalmak).
• Evrak listesindeki bir kalemi (özellikle sağlık raporu veya adli sicil) eksik bırakıp sonra tamamlamayı unutmak.
• İlk gün kontrol listesini standart bir sırayla uygulamayıp kişiye göre değişken davranmak.
• İş güvenliği talimatının imzalatılmasını, iş başlangıcından günler sonra yapmak.
• Özlük dosyasının bazı personelde eksik, bazısında tam olması gibi tutarsızlıklar.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu talimat, İş Başvuru Formu, Personel Bilgi Formu, Oryantasyon Eğitim Formu ve Personel İşe Alma Talimatı ile birlikte işe alım sürecinin uçtan uca izlenebilirliğini sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular

SGK bildirimi neden bu kadar kritik?

Hem yasal bir zorunluluk hem de ISO 9001 denetiminde sıkça kontrol edilen bir kalemdir; geç bildirim hem idari para cezasına hem de denetimde güven kaybına yol açabilir.

Tüm evraklar işe başlamadan önce mi toplanmalı?

Mümkün olduğunca evet; ancak sağlık raporu gibi bazı belgeler işe başlangıçla eş zamanlı tamamlanabilir, önemli olan makul bir süre içinde dosyanın tamamlanmasıdır.

Bu talimat stajyerler için de geçerli mi?

Kısmen; stajyerler için SGK ve sözleşme süreçleri farklı mevzuata tabi olabilir, ancak oryantasyon ve iş güvenliği eğitimi genellikle aynı şekilde uygulanır.

İlk gün kontrol listesi kim tarafından takip edilmeli?

Genellikle İnsan Kaynakları ve ilgili bölüm lideri birlikte sorumludur; listenin imzalı bir nüshası özlük dosyasında saklanmalıdır.

Bu talimat ne sıklıkla güncellenmelidir?

SGK veya iş hukuku mevzuatında değişiklik olduğunda mutlaka; aksi halde yılda bir kez YGG’de gözden geçirilmesi yeterlidir.

İşe alım sürecinizin yasal ve operasyonel adımlarını netleştirmek, özlük dosyalarınızı denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.