İçindekiler
ISO 22000 İletişim Matrisi, kuruluş içi ve dışı iletişim konularının hangi zamanda, kiminle, hangi yöntemle ve kim tarafından yürütüleceğini tek tabloda gösteren dokümandır. Bu yazıda matrisin amacını, iç ve dış iletişim konularını ve ISO 22000 denetiminde iletişim standardının neden tek bir referans tablosuna bağlandığını ele alıyoruz.
ISO 22000 İletişim Matrisinin Amacı Nedir?
Bu matris, ISO 22000 Madde 7.4 (İletişim) kapsamında GGYS ile ilgili iç ve dış iletişimin hangi konu, kanal ve sorumlu üzerinden yürütüleceğini standartlaştırır. GGYS içinde onlarca farklı doküman farklı iletişim gereksinimleri tanımlar (satın alma talebi, eğitim duyurusu, iç tetkik bildirimi); bu matris, tüm bu dağınık iletişim kurallarını tek bir referans noktasında birleştirir.
Matriste Yer Alan İç İletişim Konuları Nelerdir?
- Satın Alma Talebi: ihtiyaç halinde satın alma sorumlusuna e-posta ve Satın Alma Talep Formu ile iletilir
- Toplantı Duyurusu: planlanan tarihlerde ilgili kişilere e-posta ve Toplantı Duyuru Formu ile bildirilir
- Eğitim Duyuruları: eğitim katılım listesindeki personele e-posta, duyuru panosu ve Eğitim Planı üzerinden İnsan Kaynakları ve Kalite Sorumlusu tarafından iletilir
- İç Tetkik Duyurusu: planlanan tarihten 1 ay önce tetkik edilecek bölüm liderine e-posta ve İç Tetkik Planı ile bildirilir
- Kaynak Talebi (Personel/Diğer): ihtiyaç halinde İnsan Kaynakları veya Satın Alma Sorumlusuna e-posta ve Kaynak Talep Formu ile iletilir
Her iletişim konusunun hem bir kanal (e-posta, form, pano) hem bir sorumlu kişiyle eşleştirilmesi, bir duyurunun “kimse göndermedi” veya “kime gönderileceği belirsizdi” gibi gerekçelerle aksamasını önler.
Dış İletişim Konuları Nelerdir ve Denetimde Ne Değerlendirilir?
Ürün ve hizmet şartlarında değişiklik olduğunda ilgili müşteriye telefon, e-posta ve Müşteri Bilgilendirme Formu aracılığıyla Müşteri İlişkileri Sorumlusu tarafından bilgi verilir. Denetçiler genellikle bu matristeki belirli bir konunun (örneğin bir iç tetkik duyurusu) gerçekte tanımlanan kanal ve süreyle (1 ay önce) uyumlu şekilde yapılıp yapılmadığını sorgular. Bu matris, ISO 22000 belgesi denetimlerinde GGYS ile ilgili tüm iletişim akışının planlı ve izlenebilir şekilde yönetildiğinin kanıtıdır.