İçindekiler
ISO 14001 Depo ve Sevkiyat Sorumlusu Görev Tanımı, müşteri ve tedarikçi mülkünün korunmasından sevkiyat öncesi kontrollere kadar Depo ve Sevkiyat Sorumlusunun görev, yetki ve yetkinliklerini tanımlayan belgedir. Aşağıda örnek bir görev tanımını ve bu rolün çevre yönetim sistemiyle bağlantısını bulabilirsiniz.
Görev Tanımının Kapsamı
Depo ve Sevkiyat Sorumlusu, genellikle Operasyon veya Üretim Liderine bağlı çalışır ve müşteri/tedarikçi mülkünün (gelen hammadde, müşteriye ait kalıp/ekipman gibi) hasarsız muhafazasından sorumludur. Hasar, kayıp veya çalınma durumunda rapor tutup ilgili yöneticiye iletmek, sevkiyata hazır ürünleri uygun şekilde depolamak, malzemeleri hasarsız teslim almak, evrak uygunluğunu kontrol etmek ve depo yerleşim planına uygun yerleştirme yapmak başlıca görevleri arasındadır. Kişisel koruyucu donanımların (eldiven, güvenlik ayakkabısı gibi) kullanımı ve varsa forklift operasyonu da görev kapsamına girer.
Bu Rolün Çevre Yönetim Sistemiyle Bağlantısı
İlk bakışta “çevre” ile doğrudan ilgisiz görünse de, depo ve sevkiyat süreçleri ambalaj atığı yönetimi, hasarlı/iade ürünlerin bertarafı ve depolama sırasında oluşabilecek dökülme/sızıntı gibi çevresel risklerle doğrudan ilişkilidir. Bu nedenle görev tanımında atık ayrıştırma ve olası bir dökülme durumunda izlenecek prosedüre atıf yapılması, rolün ÇYS’ye entegrasyonunu güçlendirir.
Aranan Yetkinlikler
Tipik olarak en az lise (tercihen yüksekokul) mezuniyeti, depolama ve forklift kullanımında tecrübe ve ehliyet, temel ofis programları bilgisi ve iş güvenliği kurallarına uyum beklenir. Bazı kuruluşlar iş yeri politikası gereği sigara kullanmama şartı da ekler.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Depoda gözlemlenen fiili uygulamanın (PPE kullanımı, yerleşim düzeni) görev tanımıyla tutarlı olup olmadığı
- Hasar/kayıp raporlama sürecinin gerçek bir örnekle gösterilip gösterilemediği
- Forklift kullanan personelin ehliyet/sertifika kaydının bulunup bulunmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, forklift kullanan personelin ehliyet kaydının dosyada bulunmamasıdır. Bir diğer yaygın sorun, görev tanımında yazılı yetki devri maddesinin (sorumlunun yokluğunda kimin devraldığı) fiiliyatta uygulanmamasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu görev tanımı; Organizasyon Şeması, Satın Alma Prosedürü ve Atık Sevkiyat Formu ile bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu pozisyon için forklift ehliyeti zorunlu mudur?
Forklift kullanımı görev kapsamındaysa evet; kullanılmıyorsa bu şart görev tanımından çıkarılabilir, önemli olan tanımın gerçek görevi yansıtmasıdır.
Müşteri mülkü kaybı durumunda ne yapılmalıdır?
Durum derhal rapor edilmeli, ilgili yöneticiye bildirilmeli ve gerekiyorsa müşteriye şeffaf şekilde bilgi verilmelidir.
Bu rol ile Satın Alma Sorumlusu görevleri nasıl ayrılır?
Satın Alma tedarik ve tedarikçi ilişkilerinden, Depo ve Sevkiyat ise fiziksel malzeme akışı ve depolamadan sorumludur; küçük işletmelerde bu iki rol birleştirilebilir.
Görev tanımı kaç ayda bir gözden geçirilmelidir?
Sabit bir süre yoktur; organizasyonel değişiklik olduğunda veya YGG kapsamında yılda bir kez gözden geçirilmesi önerilir.
Bu görev tanımı olmadan denetimden geçilebilir mi?
Depo faaliyeti kuruluşun ÇYS kapsamında yer alıyorsa, bu sorumlulukların net tanımlanmamış olması bir bulgu konusu olabilir.