İçindekiler
ISO 45001 Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü, İSG El Kitabından prosedür-talimat-form hazırlığına, numaralandırmadan saklama-imha sürelerine kadar tüm dokümante edilmiş bilginin yaşam döngüsünü tanımlayan prosedürdür. Bu yazıda doküman türlerinin hazırlanma kurallarını ve ISO 45001 kapsamındaki izlenebilirlik sistemini ele alıyoruz.
Prosedürün Amacı, Kapsamı ve Sorumluluğu
Bu prosedürün amacı, İSG yönetim sistemine ait tüm doküman ve kayıtların hazırlanması, tanımlanması, numaralandırılması, onaylanması, çoğaltılması, dağıtılması, revizyonu ve kontrolüne ilişkin yazılı yöntemi oluşturmaktır. Prosedür tüm İSG dokümanlarını kapsar; tüm bölüm sorumluları başta İSG Temsilcisi olmak üzere kendi prosesleriyle ilgili dokümanları oluşturmak, kontrol/revize etmek, saklamak ve arşivlemekten sorumludur.
Doküman Türlerinin Hazırlanma Kuralları
İSG El Kitabı, İSG Temsilcisi tarafından hazırlanır, İSG Uzmanı tarafından gözden geçirilir, Genel Müdür tarafından onaylanır. Prosedürler İSG Temsilcisi tarafından hazırlanır, İSG Uzmanı kontrol eder; Amaç, Kapsam, Sorumluluk ve Yetki, Uygulama, İlgili Dokümanlar bölümlerinden oluşur. Talimatlar, yazılı doküman eksikliğinin kaliteyi olumsuz etkilediği görülen işler için hazırlanır; formlar ise sistemde elde edilen verilerin kaydedildiği kullanışlı dokümanlardır. Görev tanımları İnsan Kaynakları/Genel Müdür koordinasyonunda İSG Temsilcisi tarafından hazırlanır.
Doküman Numaralandırma, Dağıtım ve Arşivleme
İzlenebilirlik için her doküman türü kendi kod formatıyla numaralanır: prosedürler SUREC-001, talimatlar TALİMAT-001, planlar PLAN-001, formlar FORM-001, akış şemaları SEMA-001, listeler LISTE-001, görev tanımları GOREV-001, doküman listeleri DOKÜMAN-001, düzeltici/iyileştirici faaliyetler DİF-001, el kitapları ise K.E.K.-001 formatında kodlanır. Dokümanların orijinalinde hazırlayan ve onaylayan haneleri ıslak imzalanarak yürürlüğe girer; İSG Temsilcisi tarafından Doküman Dağıtım Formu ile imza karşılığı dağıtılır. Revizyon istekleri Değişiklik Talep Formuyla İSG Temsilcisine bildirilir; revize edilen dokümanların orijinaline “İPTAL” yazılarak arşivlenir. Prosedürler, talimatlar, planlar ve listeler “Revize Edilene Kadar” geçerli sayılır, sonrasında 1 yıl arşivlenir ve 2 yıl içinde imha edilir; kayıtlar 3 yıl arşiv süresine tabidir. Bu prosedür, ISO 45001 belgesi denetimlerinde tüm dokümante edilmiş bilginin kontrollü şekilde yönetildiğinin temel kanıtıdır.