ISO 45001 Doküman Listesi

ISO 45001 belgelendirme süreci, iş güvenliği uzmanının hazırladığı dosyaların bir araya getirilmesinden fazlasını ister; tehlikelerin belirlenmesinden çalışan katılımına kadar her adımın planlandığını ve uygulandığını gösteren bir sistem kurmayı gerektirir. ISO 45001:2018’de dokümantasyon iki ana grupta toplanır:

• Yönetim sistemi dokümanları (Madde 4 ile 10),
• Yasal İSG kayıtları (6331 sayılı Kanun ve yönetmeliklerinden gelen yükümlülükler).

ISO 45001:2018’e göre hangi maddenin hangi dokümanı ya da kaydı zorunlu kıldığını gösteren ISO 45001 doküman listesi aşağıdadır. ISO 45001 belgesi almak isteyen firmaların bu dokümanları hazırlaması ve uygulaması gerekir.

İSG denetimlerinde eksik kayıt yalnızca uygunsuzluk değil, aynı zamanda yasal risk anlamına gelir. Aşağıdaki liste standardın açıkça dokümante edilmiş bilgi istediği maddeleri karşılar.

ISO 45001 Temel Doküman Listesi

Bu dokümanlar olmadan bir İSG yönetim sisteminin kurulmuş sayılması mümkün değildir.

Sistemin kurulum aşamasında hazırlanması zorunlu olan dokümanlar şunlardır:

• İSG Kapsam Dokümanı: Şantiye, şube ve saha çalışmalarının kapsama dahil olup olmadığı açıkça yazılır.
• İSG Politikası: Çalışanlara duyurulur ve işyerinde görünür şekilde asılır.
• Risk Değerlendirme Prosedürü ve Raporu: Yöntem ile uygulanmış hali birlikte bulunur.
• Yasal Şartlar Takip Listesi: Mevzuat maddesi, işyerindeki karşılığı ve uyum durumu.
• Acil Durum Planı: Yangın, deprem, kimyasal dökülme gibi senaryolar için.
• Çalışan Katılımı ve Danışma Mekanizması: Çalışan temsilcisi ataması ve İSG kurulu işleyişi.

ISO 45001 Operasyonel Kontrollere Dayalı Dokümanlar

Madde 8.1, tehlikelerin ortadan kaldırılması ve risklerin azaltılması için kontrol hiyerarşisinin uygulanmasını ister. Bunu göstermek için aşağıdaki talimat ve prosedürlerin yazılı olması beklenir.

Güvenli Çalışma Talimatları

• Makine ve Ekipman Kullanma Talimatları: Her iş ekipmanı için ayrı, ekipmanın yanında asılı.
• Kimyasal Madde Kullanım Talimatı: Güvenlik bilgi formlarıyla birlikte.
• Kişisel Koruyucu Donanım Talimatı: Hangi işte hangi donanımın kullanılacağı ve zimmet kayıtları.

Yüksek Riskli İşler

• İş İzin Prosedürü: Sıcak iş, yüksekte çalışma, kapalı alan ve elektrik işleri için izin formları.
• Kilitleme ve Etiketleme Talimatı: Bakım sırasında enerjinin kesilmesi.

Değişiklik, Satın Alma ve Yükleniciler

• Değişiklik Yönetimi Prosedürü (Madde 8.1.3): Yeni makine, proses ya da yerleşim değişikliklerinde İSG değerlendirmesi.
• Satın Alma İSG Kriterleri (Madde 8.1.4): Alınan ekipmanın CE işareti ve güvenlik şartları.
• Yüklenici ve Alt İşveren Kontrol Prosedürü: İşe başlama öncesi belge kontrolü ve saha kuralları.

6331 Sayılı Kanun’dan Gelen Zorunlu İSG Kayıtları

ISO 45001 yasal şartlara uyumu Madde 6.1.3 ve 9.1.2 üzerinden denetler. Bu nedenle 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile bağlı yönetmeliklerin istediği kayıtlar da doküman listesinin parçasıdır:

1. Risk Değerlendirmesi: Tehlike sınıfına göre belirlenen aralıklarla ve değişikliklerde yenilenir.
2. Acil Durum Planı ve Tatbikat Tutanakları: Tatbikat yılda en az bir kez yapılır.
3. Yıllık Çalışma Planı, Yıllık Eğitim Planı ve Yıllık Değerlendirme Raporu.
4. İSG Kurulu Toplantı Tutanakları: Kurul kurma yükümlülüğü olan işyerlerinde.
5. Sağlık Gözetimi Kayıtları: İşe giriş ve periyodik muayene formları.
6. İş Ekipmanlarının Periyodik Kontrol Raporları: Kaldırma ekipmanları, basınçlı kaplar, elektrik tesisatı ve topraklama.
7. Ortam Ölçüm Raporları: Gürültü, toz, aydınlatma ve titreşim.
8. İş Kazası ve Ramak Kala Kayıtları.

ISO 45001 Zorunlu Doküman Listesi

ISO 45001 belgelendirme denetimi sırasında işyerinde bulunması gereken ve denetçinin mutlaka örneklediği kayıtlar aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

Nobel Belgelendirme olarak ISO 45001 hedefleyen firmalarla doküman hazırlığından iç tetkik ve dış tetkik süreçlerine, denetim planlamasından belge sürecine kadar her aşamada firmaların yanında yer alıyoruz. Sistemi kalite ve çevre ile birlikte kurmak isteyenler için entegre yönetim sistemi kurulumu ortak dokümanların tek seferde hazırlanmasını sağlar. İç tetkikçi yetiştirmek için ISO 45001 baş denetçilik eğitimi programımıza bakabilirsiniz.

ISO 45001 Dokümanları Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

İş güvenliği uzmanının hazırladığı dosya ISO 45001 için yeterli mi?

Hayır. Bu dosya yasal kayıtları karşılar. ISO 45001 buna ek olarak kapsam, politika, kuruluşun bağlamı, hedefler, yasal uygunluk değerlendirmesi, iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi gibi yönetim sistemi dokümanlarını ister.

Risk değerlendirmesi hangi yöntemle yapılmalıdır?

Standart belirli bir yöntem şart koşmaz. Fine-Kinney, L tipi matris ya da başka bir yöntem kullanılabilir. Önemli olan yöntemin ve kriterlerin dokümante edilmesi ve tutarlı uygulanmasıdır.

Ramak kala olayların kaydı zorunlu mu?

Evet. Madde 10.2 olayların raporlanmasını, incelenmesini ve kaydedilmesini ister. Olay tanımı ramak kala durumları da kapsar.

Alt işveren çalışanlarının kayıtları denetimde istenir mi?

Evet. Madde 8.1.4 yüklenicilerin kontrolünü ister. Denetçi alt işveren çalışanlarının eğitim, sağlık ve yetkinlik belgelerinin işe başlamadan önce kontrol edildiğine dair kayıt arar.

OHSAS 18001 dokümanları ISO 45001’de kullanılabilir mi?

Büyük bölümü kullanılabilir, ancak eksikler vardır. Kuruluşun bağlamı, ilgili taraflar, çalışan katılımı, fırsatlar ve değişiklik yönetimi ISO 45001 ile gelen konulardır ve yeni doküman gerektirir.