İçindekiler
ISO 14001 Personel İşe Alma Talimatı, bir personel talebinin doğuşundan iş sözleşmesinin imzalanmasına ve özlük dosyasının tamamlanmasına kadar işe alım sürecinin adım adım nasıl işletileceğini tanımlayan talimattır. Aşağıda örnek bir talimatı ve sürecin hangi aşamalardan geçtiğini bulabilirsiniz.
Talimatın Amacı ve Süreç Adımları
Bu talimat, İnsan Kaynakları Prosedürü kapsamında kuruluş bünyesine personel alımında izlenecek yolu tanımlar; uygulanmasından İnsan Kaynakları Sorumlusu ve Genel Müdür birlikte sorumludur. Süreç, birim veya bölüm sorumlularından gelen bir personel talebiyle başlar; bu talep önce aciliyet ve gerçekten gerekli olup olmadığı açısından değerlendirilir — yani her talep otomatik olarak ilana dönüşmez. Talep uygun bulunursa duyuru yapılır, başvuran adaylara İş Başvuru Formu doldurtulur ve varsa özgeçmişleri forma eklenir. Başvuru süresi sona erdiğinde formlar, personeli talep eden bölüm sorumlusuyla birlikte, önceden belirlenmiş kriterlere göre değerlendirilir ve uygun görülen adaylar mülakata çağrılır.
Sözleşme, Belgelendirme ve Dosyalama
Değerlendirme aşamalarında kullanılan verilerden belgelendirilebilir olanların (diploma, sertifika, referans vb.) belgelenmesi istenir. Herhangi bir kalıcı uygunsuzluğa rastlanmazsa aday veya adaylarla iş sözleşmesi imzalanır. Yeni personel, talep eden bölüm sorumlusuna teslim edilir ve göreve başlamadan önce gerekli iş başı eğitimleri verilir. Yasal olarak istenen belgeler bu aşamada toplanır: sabıka kaydı, nüfus cüzdanı örneği, ikametgah bildirimi, sağlık raporu ve gerekli fotoğraflar. Deneme süresi tamamlandıktan sonra personel için Personel Bilgi Formu oluşturulur ve tüm veriler tek bir özlük dosyasında birleştirilir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Personel talebinin gerçekten aciliyet/gereklilik açısından değerlendirilip değerlendirilmediği, yoksa her talebin otomatik ilana dönüşüp dönüşmediği
- Değerlendirme kriterlerinin önceden belirlenmiş olup olmadığı (mülakat sonrası uydurma kriterler yerine)
- Yasal olarak istenen belgelerin (sabıka kaydı, sağlık raporu vb.) özlük dosyasında eksiksiz bulunup bulunmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, özlük dosyalarının deneme süresi bittikten çok sonra, sanki unutulmuş gibi toparlanmasıdır. Bir diğer sorun, yasal olarak istenen belgelerden birinin (özellikle sağlık raporu veya sabıka kaydı) hiç talep edilmemesi ya da dosyada eksik kalmasıdır — bu durum yalnızca ISO 14001 değil, iş hukuku açısından da risk oluşturur.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu talimat; İnsan Kaynakları Prosedürü, İş Başvuru Formu, Personel Bilgi Formu ve Belirsiz Süreli İş Sözleşmesi ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her personel talebi mutlaka ilana mı dönüşür?
Hayır, önce aciliyet ve gereklilik değerlendirilir; bazı talepler mevcut personelin görev dağılımı yeniden düzenlenerek karşılanabilir.
Değerlendirme kriterleri kim tarafından belirlenir?
İlgili bölüm sorumlusu ve İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından, ilan öncesinde birlikte belirlenir.
Deneme süresi ne kadardır?
Süre İş Kanunu ve kuruluşun kendi politikasına göre belirlenir; bu talimat sürenin kendisini değil, süre sonunda yapılacak işlemleri (Personel Bilgi Formu, dosya birleştirme) tanımlar.
Sağlık raporu neden istenir?
Hem yasal bir gereklilik hem de çalışanın yapacağı işe uygunluğunun teyidi amacıyla istenir.
Özlük dosyası nerede saklanır?
İnsan Kaynakları Sorumlusu’nun sorumluluğunda, gizlilik ve KVKK gereklerine uygun şekilde saklanır.