İçindekiler
ISO 27001 Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü, BGYS dokümanlarının hazırlanması, numaralandırılması, onaylanması, dağıtımı, revizyonu ve imhasına ilişkin yöntem ve sorumlulukları tanımlayan dokümandır. Bu yazıda prosedürün amacını, doküman numaralandırma sistemini, dağıtım/revizyon sürecini ve ISO 27001 denetiminde nasıl değerlendirildiğini ele alıyoruz.
ISO 27001 Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürünün Amacı Nedir?
Bu prosedürün amacı, ISO 27001:2017 Madde 7.5 (Dokümante Edilmiş Bilgi) kapsamında BGYS dokümanlarının hazırlanması, tanımlanması, çoğaltılması, dağıtımı ve kayıtların kontrolüyle ilgili yazılı bir yöntem oluşturmaktır. BGYS’nin onlarca prosedür, form ve talimattan oluştuğu düşünüldüğünde, bu dokümanların hangi sürümünün geçerli olduğu, kimde hangi kopyanın bulunduğu ve ne zaman revize edileceği gibi sorular yanıtsız kalırsa sistem kısa sürede kontrolden çıkar. Uygulamadan BGYS Temsilcisi ve bölüm liderleri başta olmak üzere tüm personel sorumludur.
Doküman Türleri Nasıl Numaralandırılır?
BGYS El Kitabı, Prosedürler (PR), Talimatlar (TLM), Planlar (PLN), Formlar (FORM), Akış Şemaları (AŞM), Listeler (LİSTE), Görev Tanımları (GÖREV) ve Dış Kaynaklı Doküman Listesi (DIS) ayrı ayrı numaralandırılır. Her doküman türü kendi listesine kaydedilerek “PR-001” formatında benzersiz bir numara alır; bu sistematik kodlama, yüzlerce dokümanın bulunduğu bir kuruluşta bile herhangi bir dokümana saniyeler içinde referans verilebilmesini sağlar. Dokümanlar Hazırlayan (BGYS Temsilcisi), Kontrol Eden (bölüm lideri) ve Onaylayan (Genel Müdür) imzalarıyla yürürlüğe girer; bu üçlü imza zinciri, her dokümanın en az üç farklı gözden geçirme aşamasından geçtiğini garanti eder.
Dağıtım, Revizyon ve Saklama Süreci Nasıl İşler?
- Yürürlüğe giren dokümanlar Doküman Dağıtım Teslim Formu ile imza karşılığı dağıtılır; imzalı kopyalar kontrollü kopya kabul edilir.
- Revizyon talepleri Değişiklik Talep Formu ile BGYS Temsilcisine iletilir ve Değişiklik Yönetim Prosedürüne göre işlenir; onaylanan revizyonlar Doküman Revizyon Planına ve Revizyon Takip Listesine işlenir.
- Dış kaynaklı standart, katalog ve şartname gibi dokümanlar Dış Kaynaklı Doküman Listesine kaydedilerek kontrollü kopya olarak izlenir.
- Prosedürler, talimatlar, planlar ve görev tanımları revize edilene kadar geçerlidir; +1 yıl arşivlenir ve +2 yıl sonra Doküman İmha Planı ile Doküman İmha Tutanağı kullanılarak Genel Müdür onayıyla imha edilir.
“Kontrollü kopya” kavramı burada kilit önemdedir: imzasız veya takip edilmeyen bir kopya, denetim açısından güvenilir sayılmaz, çünkü o kopyanın güncel sürüm olup olmadığı garanti edilemez. Denetçiler genellikle sahada kullanılan dokümanların merkezi listedeki güncel revizyon numarasıyla birebir eşleşip eşleşmediğini kontrol eder. Bu prosedür, ISO 27001 belgesi denetimlerinde doküman yönetiminin hazırlıktan imhaya kadar baştan sona kontrol altında olduğunun kanıtıdır.